platsannonser
Kommunikationsstrateg för IUFROs världskongress 2024
Framtid, innovation och Agenda 2030 utgör ledstjärnor för kongressen.
nyheter
ny studiolösning
Svenska Mässan Gothia Towers
lanserar Sveriges största arena för hybridmöten.
forskning skapar möten
Forskare
har en viktig och mångfacetterad roll i inkubatorer.
Hotellnytt
BWH Hotel Group
fortsätter expandera i Norge.
UNWTO-möte i går
IATA tror på vaccinationskrav
för att flyga internationellt.
Fourth Industrial Revolution
MCI ställer om
till den digitala tidsåldern.
forskningsresultat
Innovationsnätverket ”Future Meeting Space”:
har ett digitalt evenemang den 22 februari.
flygnytt
Emirates utökar sin verksamhet till USA
efter ökad efterfrågan.
En sann förebild
Charbél Gabro
vinner Stora Målpriset 2020.
strikta krav
Mallorca tilldelas prestigefyllt certifikat från UNWTO
- som första turistdestination i Europa.
omställning
​Stockholmsmässan
blir padelarena.
RSS
rss_icon
Länkar
Förmedlingen av konferenser är död

Fram till och med i mars i år bokades konferenser i olika sorters paketeringar genom traditionella bokningsbolag, resebyråer, eventbyråer och via onlinetjänster. Efter ett par riktiga guldår för den här typen av tjänster har efterfrågan i pandemins spår sjunkit rejält. Därutöver har affärsresandet blivit en het potatis där man vågar ifrågasätta resandet på lång sikt, även efter pandemin. Digitala alternativ istället för att exempelvis resa till Stockholm fram och tillbaka på en dag lockar allt fler personer, och det är många företag idag som inte ser rimligheten vare sig tids- eller kostnadsmässigt i en fysisk förförflyttning. Frågan är nu: Hur ska dessa tjänster bokas och användas post corona?

Det första som påverkas är om de befintliga, renodlade bokningsbolagen på marknaden idag, Konferenspoolen, Konturkonferens, Bokningsbolaget och Svenska Möten, kommer ut på andra sidan med verksamheterna i behåll. När efterfrågan sjunker så kraftigt för den enda intäktsström den sortens verksamheter har, är slutet snabbt nära. Med stor sorg ser vi redan massvarsel och uppsägningar. Nu när pandemin tar ett andra varv genom Europa, och med effekter i Sverige som oförändrade restriktioner vilka påverkar mötesindustrin, kan man dessvärre konstatera att vi under år 2021 inte har sett slutet på vad som närmast kan liknas vid en slakt.

Det andra som kan påverka utvecklingen är hur de olika bolagen kan ställa om till att möta det gigantiska kliv som de digitala kunderna har tagit på bara sex månader. Det handlar inte enbart om att kompetensutveckla sig inom digitala möten och digital mötesstruktur, utan digitaliseringen tar en ”bredfrontsapproach” och kräver att allt digitaliseras fortare än vad vi tidigare har trott är möjligt.

En fråga som ställs med jämna mellanrum är: När man kan boka allt annat digitalt idag, hur kommer det sig att tiden har stått still när man ska boka en möteslokal? Vill du göra det ska du ringa, mejla, fylla i ett förfrågningsformulär och vänta på en offert. Det tillvägagångssättet bygger på klockan 9 till 17-inställningen där man förutsätter att vi arbetar som vi gjorde förr. Det vill säga dagtid och under kontorstid med möjlighet att avsätta tid för den sortens administration, ofta utförd av en administratör eller assistent. Verkligheten såg inte ut så före pandemin och den gör den garanterat inte nu eller i framtiden heller.

Kunderna är startklara. De har passerat zonen för obekvämhet när det gäller digitalisering, och letar med ljus och lykta efter en lösning som möter dem där de är. Och det är en digitaliserad bokningsprocess utan någon större handpåläggning eller väntetid. Är det dags för den digitala bokningstjänsten? Allt talar för det.

De tre företag som har kommit längst på den resan är Meeting Package, Timetomeet och Eventlogic. Verksamheterna har skiftande affärsmodeller baserade på tre olika delområden av mötesbokning och hantering. Har de lösningar på alla tidigare nämnda utmaningar? Nej, men de tre bolagen har kommit en bra bit på vägen även om de också är beroende av att restriktionerna lättar och att affärsresandet kommer igång igen och på en någorlunda nivå.

Meeting Package och Timetomeet har startat sina verksamheter med en digital grundinställning. De försöker inte att digitalisera en tidigare analog affärsmodell. För att dra en liknelse till e-handel kan man se hur Sportamore med tydligt fokus från start har tagit stora marknadsandelar inom digital sporthandel. Intersport, däremot, investerar stora summor och tid att försöka digitalisera sin traditionella handel för att hinna ikapp sin digitala konkurrent. Kry och doktor.se är två andra aktörer som man kan se lyckas med en acceleration i den digitala tjänsten kontra de tjänster den traditionella vårdapparaten lyckats digitalisera långt senare och påtvingat av en pandemi.

Eventlogic har sett möjligheterna att samla in allt under ett digitalt verktyg, när vi i andra branscher och för länge sedan har slutat med mejlslingor, excellistor med gulmarkerade ändringar och ett virrvarr av uppdaterade filer mellan projektmedlemmar. Kort sagt: Det är dags för mötes- och eventindustrin att kliva in i 2000-talet.

En annan faktor är hur bra de här företagen är på digital synlighet. En någorlunda färsk siffra visar att cirka 93 procent av all research börjar med en websökning. Med andra ord: Google is King. Digital marknadsföring blev redan år 2016 det största mediet för annonsering med en tillväxt per år på cirka 13 procent. (Källa: LUMA State of Digital 2019, investopedia.com.)

Vad som gör att de ovan nämnda bolagen speciella är deras förmåga att koppla greppet från början. Förhållningssättet är en del av deras grund-DNA och inte en del som marknadsavdelningen fokuserar på.

Ytterligare en intressant fråga är att verksamheterna ovan inser betydelsen av att anpassa produkten till att exempelvis visa tillgänglighet och pris i realtid. Kunden nöjer sig inte längre med ett autosvar: ”Tack för din förfrågan. Vi återkommer om cirka en arbetsdag med en offert.” Nästa generations bokningstjänst måste erbjuda en tjänst som utförs i realtid. Annars blir det bara digitalisering av en analog produkt.

Här kommer utmaningen: Anläggningarna måste anpassa sig till detta. Mötesanläggningar och konferenshotell arbetar med en flytande prissättning för mötesaffären på ett sätt som gör det svårare att arbeta med bokning i realtid. Det finns ingen egentlig standard eller gemensam statistik för mötes- och eventindustrin att luta sig emot. Däremot finns det motsvarande statistik för både resor och logi. Det finns ingen gemensam plattform för att enkelt ladda data för att stödja processen med bokning i realtid. Vem ska stå för notan att utveckla, samordna och driva den digitala utvecklingen tillsammans med de aktörerna?

För att optimera sin mötesverksamhet som anläggning eller hotell blir ofta mötesaffären en del av den större affären, vilket ofta blir ett manuellt pussel att lägga. Varje förfrågan ska vägas mot flera faktorer för att kunna sätta ett pris. Idag sker det manuellt. Är det dags att jämföra den modellen mot att släppa in digitaliseringen och därmed möta kundens behov?

Vilka framtidsutsikter har mötes- och eventindustrin? När kommer den första upphandlingen av boknings- och möteshantering med 100 procent digital hantering som skall-krav? Är det digitaliseringen som tvingar verksamheterna inom mötes- och eventindustrin att anpassa sig? Blir det likt många andra branscher entreprenörsdrivna företrädare som ser hålet i marknaden och driver på utvecklingen? Eller blir det en pandemi som tvingar oss att ta stora kliv rakt in i digitaliseringen, oavsett hur otäckt och osäkert det ser ut?

 

Henrik Svensson

Tf vd Conferencia

timetomeet.se