nyheter
vi ställer inte in - vi ställer om
Strategikongress
samlar energibranschen digitalt den 5-6 maj.
efter restriktionerna
Visit Linköping & Co
varslar i spåren av Corona.
omvärldsanalys
JMIC skapar portal
för åtkomst till covid-19-kunskaper.
Omvärldsanalys
USA rapporterar 22,6 procents hotellbeläggning
för veckan fram till 28 mars - 2020.
Island står enat
Meet in Reykjavík:
United With Strength.
innovationer skapar möten
De tio mest innovativa entreprenörerna
i Sverige 2020.
omsättningen minus 70-80 procent
Färsk statistik från UC:
Konkurser inom hotell- och restaurang ökar med 123 procent.
positivt besked
Nordiska Hissmässan
samlar hela hissbranschen i Stockholm hösten 2020.
innovationer skapar möten
Fem innovationer
som kommer att revolutionera modeindustrin tilldelas en miljon euro.
ett bra beslut
SkiStars skidanläggningar
i Åre, Sälen och Vemdalen stängs från 6 april.
RSS
rss_icon
Länkar
54 procent vet inte vad som har bestämts på mötet

Möte efter möte utan att komma fram till beslut. Enligt en ny studie slösar vi bort mycket av de cirka 10 procent av vår arbetstid som består av möten. Över hälften av de som håller i våra möten saknar utbildning och ingen är tillräckligt förberedd när mötet börjar.

3,7 miljoner kronor per år. Så mycket kostar enbart mötestiden för ett företag eller organisation med 50 anställda, lågt räknat. Chefers mötestid kostar cirka 100 000 kronor per år.

Bara en femtedel svarar att alla eller nästan alla av deras möten har ett tydligt syfte och mål. ”Att sitta en timme tillsammans i ett konferensrum utan syfte och mål är en väldigt dyr fikapaus”, säger Fredrik Bauer från Mötesutveckling som ligger bakom studien. I undersökningen Svenskars möten 2019 har ett genomsnitt av svenska tjänstepersoner svarat på över 40 frågor om deras mötesvanor och upplevelser.

Det bästa som kan hända under ett möte är när beslut fattas enligt de svarande. Trots det är över hälften av alla på mötet osäkra på vad som har bestämts när det slutar. Ofta saknas syfte, mål och agenda utan att någon ifrågasätter det. 55 procent av de som leder möten saknar helt utbildning i att leda möten.

”Jag är förundrad över att så många saknar utbildning i att utföra ett arbetsmoment som de i genomsnitt lägger fem till sju timmar i veckan på”, säger Fredrik Bauer.

Studien visar också att i stort sett alla svenska möten hålls i konferensrum, detta till trots att vi vet att fysisk rörelse och nya miljöer stimulerar kreativiteten och höjer energin. 80 procent har i stort sett aldrig promenadmöten trots att det ofta handlar om en avstämning mellan två personer.

54 procent ägnar som mest 30 minuter till att förbereda och följa upp ett möte de själva ska leda. ”För att ett möte ska vara effektivt och att alla ska få en chans att komma till tals behöver det förberedas. Många möten skulle bli mycket bättre om fler planerade varför, vad och hur de ska göra på sina möten mer noggrant” menar Fredrik Bauer

Den som arbetar i offentlig sektor tycker att deras möten är mycket tråkigare än de som arbetar inom det privata näringslivet. ”Kanske beror det på lagkrav och formalia, men vem har sagt att vi måste ha tråkigt för det?”, undrar Fredrik Bauer. En annan skillnad är att den privata sektorn använder den nya tekniken och virtuella möten i större utsträckning än inom offentlig sektor.

Även om bilden kan verka nedslående finns det ett tydligt ljus. Åtta procent av de svarande menar att alla eller nästan alla av deras möten är effektiva. I undersökningen har man tittat närmare på vad som gör ett möte verkligt effektivt och sammanfattat slutsatserna i fem nyckelfaktorer.

 

Fem nyckelfaktorer för effektiva möten

  • Struktur – Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om?
  • Underlag – För att alla ska kunna förbereda sig krävs besluts- eller förberedelsematerial.
  • Rätt personer Bjud in de som berörs av frågorna. Andra kollegor kan göra annat!
  • Fokus Se till att alla blir involverade i diskussioner och släpp telefonen.
  • Avslut Vilka är slutsatserna av mötet? Vem ska göra vad till när?

Fler tips och rapporten i sin helhet finns här »

”Genom att vi nu har svar på över 40 frågor från ett snitt av svenska tjänstepersoner kan vi också aktivt jobba med förändring. Det företag eller organisation som vill utveckla sina möten kan jämföra sitt nuläge med genomsnittet och samtidigt sätta upp tydligt mål för sitt interna arbete”, säger Fredrik Bauer.

Svenskars möten 2019 presenteras i tre olika rapporter. Det här texten baseras på den första rapporten. De andra två publiceras under vecka 38 och 39. Delrapport två utgår från de som har mest effektiva möten och tittar på vad som utmärker deras möten. Den sista delrapporten beskriver fyra olika personlighetstyper och besvarar frågor om hur alla kan bli inkluderade och involverade på bästa sätt.