Meetings No 75
Intro
Vi hörs snart, Ibrahim Baylan
Dags att staten tar ett strategiskt och ekonomiskt ansvar för mötesindustrin.
Cover Story
Vanessa Butani, Scandic Hotels
Koncernen tar nya hållbarhetsinitiativ.
Radar
Många positiva synergieffekter efter bordtennis-VM i Halmstad
Lag-VM i bordtennis är ett lysande exempel på bra bieffekter av ett event.
Psykologiska möten
Det dysfunktionella förnuftet
Hans Gordon om när vi människor låter mycket bli fel.
Intermission
Position Yourself
Go a little bit out of your depth.
Omvärldsanalys
Malin Åkerström
Vad är möten egentligen för något?
Radar
Azerbajdzjan blir värd för den internationella rymdkongressen år 2022 med 6 000 deltagare
Azerbajdzjan tar plats som global destination för Business Events.
Sharma
9 Key Lessons From The 5AM Club
Urging you to battleproof your creative genius.
Hjärnkoll
Genomsnittsföretaget förlorar med än 20 procent av sin produktiva förmåga på organisatoriska hinder
Våra hjärnor fungerar på samma sätt som de gjorde innan it lanserades.
Kellerman
E6an i svensk mötesindustri formar framtiden
Förutsättningen för att Sverige ska bli ännu bättre.
platsannonser
nyheter
hållbarhet i fokus
Stockholmsmässan
får Pingvinpriset.
flygindustrin
Emirates vd Tim Clark
ser stora möjligheter i framtiden för affärsresor trots Zoom-hotet.
kreativt initiativ
PostNord
öppnar världens största paketombud med hjälp av Stockholmsmässan
innovation och utveckling
Bo på hotell
- boka en Safecation.
så kan du bidra
Nordic Choice Hotels
tar action för att alla ska få en god jul.
undersökning
Nya undersökningsresultat:
många planerar redan för svemester 2021.
smärtsamt beslut
Åbymässan har stängt
– byggs om till padelhall.
bra initiativ
Emirates
lanserar ny multiriskförsäkring för att hantera rädslan för coronavirus.
Country Operations Manager på Plantagen
Ann-Christin Edling Jönsson
ny ordförande i Svenska Mötens styrelse.
med säkerhet i fokus
Skogshem & Wijk
vinnare av Svenska Mötespriset – Årets Mötesrum 2020.
Länkar
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Genomsnittsföretaget förlorar med än 20 procent av sin produktiva förmåga på organisatoriska hinder

Företag satsar betydande belopp på att anställa rätt person och de har stora förväntningar. Precis som de som har anställts. De flesta kommer till den första arbetsdagen med positiva tankar och höga mål, men alltför ofta uppfylls de inte.

I boken Time, talent, energy, av Michael Mankins och Eric Garton, Harvard Business Review Press, konstaterar författarna att organisatoriska hinder är en viktig förklaring. Det kan vara ett hällregn av möten, mejl, telefonsamtal och byråkratiska regler. En del av dem är givetvis nödvändiga medan andra enbart är kostsamma tidstjuvar.

”Det genomsnittliga företaget förlorar mer än 20 procent av sin produktiva förmåga på organisatoriska hinder. Det är, ibland, en osynlig kraft som drar ner företagets ämnesomsättning och påverkar dess hälsa.”

Att det är stora värden som står på spel totalt, och för det enskilda företaget, är uppenbart.

En arbetsmiljö och företagskultur som fungerar dåligt underminerar de anställdas energi, minskar kreativiteten och sänker produktionen.

Minskad kreativitet kan vara en förklaring till att antalet nystartade företag i USA har sjunkit de senaste tio åren.

Enligt Internationella valutafonden har den totala produktivitetsökningen försvagats, i EU och USA, under en lång tidsperiod och speciellt efter år 2007.

Företag förlorar miljarder kronor per år i minskad produktivitet på grund av öppna kontorslandskap.

Det är inte är de anställdas fel att de inte är så produktiva som de kan vara, utan det är organisationens, skriver författarna. De slår fast att produktiviteten primärt är ett organisationsproblem och därför kräver en organisatorisk lösning. Om ni inte identifierar och tar bort hindren för att få saker gjorda kommer ni aldrig att generera bra resultat.

Att kunden är viktigast har upprepats som ett mantra genom åren. Det är kunden som ser till att det finns pengar i kassan. Men hos Linkedin är budskapet att de anställda kommer först. De är företagets värdefullaste resurs.

År 2018 släppte den före detta SAS-chefen Jan Carlzon boken Riv pyramiderna i en nyutgåva. Den har getts ut i över 50 länder och används som kurslitteratur på Harvard. När han började arbeta var det en traditionell chef som styrde ”med instruktioner, alltså regler om vad man inte får göra … Instruktionerna begränsar handlingsfriheten och förkväver kreativiteten”. Han beskriver också den nya tidens ledare, den ledare han blir, som överlåter ansvar och befogenheter ”till dem som arbetar ute i verksamheten. Ledaren övergår till att verka genom information. Information är kunskap om möjligheterna. Information är motsatsen till instruktion!”

Men tiderna har förändrats. En del personer säger att vi lever i en uppmärksamhetskris; koncentration har blivit en bristvara. Digitaliseringen har ändrat spelplanen. Det är när mobilt bredband, smarta telefoner och sociala medier slår igenom som möjligheten att bli störd ökar explosionsartat. Vi har svårare att fokusera på arbetsuppgiften, antalet fel ökar, produktiviteten minskar, precis som de anställdas välmående.

En genomsnittlig användare kollar mobilen var femte minut, enligt en undersökning. För tio år sedan hade en person som upprepade samma beteende så ofta fått diagnosen tvångsbeteende och blivit ordinerad medicin och terapi. Idag är det beteendet det nya normala.

En amerikansk studie visar att tre av fyra anställda ägnar två timmar eller mer åt privata aktiviteter under en arbetsdag. Tvåtusen HR-chefer och 3 000 heltidsanställda i privata företag har deltagit i den. Hälften säger att kvaliteten på arbetet påverkas. Moralen sjunker när kollegor måste täcka upp och rädda situationen, leveranstider försenas och konflikterna mellan anställda och chefer ökar.

Även äldre lägger ner tid på privata aktiviteter. En webbplats som erbjuder svensk släktforskning har flest besökare under arbetstid. På fredagseftermiddagar, kvällar och helger är det lugnare. De flesta medlemmar är mellan 45 och 65 år.

Frågan är om Jan Carlzons ledarideal kommer att ersättas av en nytt. Eller räcker det att skruva lite på rattarna? Många vet inte hur de ska agera. Faktum är att många företag genomgår något som liknar en existentiell kris. Jag ser en parallell till it-haussen runt sekelskiftet. Jag hade startat ett företag som en stor aktör gick in i som delägare. Under den här perioden träffade jag advokater för att få hjälp med olika avtal. Några år senare träffade jag en av dem och han berättade att de trodde att det här med it krävde en ny sorts avtal. Det tog ett tag innan de insåg att det inte krävdes så stora förändringar. Jag tror att vi är samma förvirrande fas nu. Den här gången är det inte tekniken som är ny, nu tror många att det har utvecklats en ny sorts människa.

Men våra hjärnor fungerar på samma sätt som de gjorde innan it lanserades. Det gäller både yngre och äldre personer. Och det är genom att förstå hur hjärnan fungerar som vi kan hitta lösningar som fungerar över tid.

Det är förstås inte alltid den anställdes avsikt att maska. En ny destruktiv kultur kan ha smugit sig in. Den har blivit det nya normala. Du kommer till jobbet, går till kaffemaskinen, småpratar med kollegor, går slentrianmässigt på ett möte. Kollar lite roliga videor i smyg. Sätter dig vid skrivbordet, slår på datorn. Kollar mejl. Svarar. Hämtar kaffe. Kollar sociala medier. Delar ett inlägg. Ringer. Får en notis från Facebook. Kollar och gillar. Två timmar har gått och du har inte arbetat många minuter med det du får lön för. Organisatoriska hinder kan både vara uttalade i form av till exempel regler som motverkar sitt syfte, men också avsaknaden av regler. Hur är det hos er?

Intels tidigare vd Andy Grove har sagt att precis som vi inte tillåter att en medarbetare stjäl delar av kontorsutrustningen, så borde vi inte låta någon stjäla tid från företaget.

En som reagerat och agerat är Alf Rehn, professor i Innovation, design och management, vid Syddansk Universitet i Odense. När jag intervjuade honom för Meetings International, 12/2013, sa han: ”Plötsligt märker jag att mötet varvar ner. Det är först en som snabbt kollar i sin telefon och sen är det två och fyra och så accelererar det. Dynamiken försvinner på ett naturligt sätt. Då brukar jag säga ’tack vi slutar här’. Om någon säger att vi skulle prata om det eller det, säger jag att då tar vi ett nytt möte där alla är lika vakna som vi var i början på det här mötet. Nu sitter folk och tittar i sina telefoner. Det är värdelöst för samtliga närvarande. Det finns ingen hastighet framåt, så vi slutar nu.”

En framgångsfaktor är att börja prata om vad som faktiskt sker i vår hjärna – och att vi med utgångspunkt från den kunskapen kan hantera och förebygga problem. I min bok Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag beskriver jag den känsliga kvartetten. Den består lite kortfattat av:

Arbetsminnet med sina begränsningar blir lätt överbelastat och kraschar. Det kan bara göra en sak i taget.

Hjärnans smartaste del som du bara kan använda effektivt några timmar per dag. Den tappar i effektivitet när du försöker arbeta i en störande miljö.

Hjärnans kontroll- och beslutscenter tappar i effektivitet när du växlar ofta mellan olika uppgifter. Det resulterar i att du blir sämre på att sortera bort det som inte är relevant för att lösa den uppgift du har framför dig. Risken ökar för att du gör fel och löser uppgiften sämre.

Din uppmärksamhet växlar ständigt mellan uppmärksamhet à la hängmatta, mästare och alarmcentral. En av dem dominerar varje sekund. Alltför många befinner sig för ofta i alarmcentralen idag. De bevakar ständigt sociala medier, låter sig avbrytas av olika meddelanden och försöker att göra flera saker på en gång.

Det är en känslig kvartett som påverkas negativt av de snabba flödena i det digitala samhället. Om vi lägger till belöningssystemet som verkligen går igång på kortsiktiga belöningar, exempelvis någon som gillar det du postat. Och som prioriterar dem, istället för långsiktiga belöningar – bli klar med arbetsuppgiften. Många har inte tålamod att vänta på en långsiktig belöning efter en timme, när de kan få tjugo uppskattande kommentarer eller 100 gilla på samma tid.

De flesta företag har inte någon klar uppfattning om hur mycket tid deras ledare och anställda spenderar av företagets kollektiva tid istället för att vara produktiva. Det hade inte Andrew Barnes heller innan han läste i The Economist, att forskning visar att britterna under en åttatimmarsdag är produktiva i två och en halv timme, kanadensarna i en och en halv.

Han har grundat det nyzeeländska företaget Perpetual med 240 anställda, och insåg vad det betyder för dem. Han bestämde sig för att testa vad som händer om de arbetar fyra dagar i veckan under åtta veckor. Åtta timmar per dag och samma lön som tidigare.

Två universitet i Auckland kopplades in och resultaten av deras studier visade att de anställda kände större engagemang, hade lägre stressnivåer, var mer stimulerade, hade större förtroende för cheferna, upplevde bättre balans mellan fritid och jobb. Samtidigt som produktionen ökade och, marginellt, även vinsten!

Tiden de använde för att kolla på Nya Zeelands fem populäraste webbplatser minskade med 35 procent. De kunde också se att det tar ungefär 20 minuter att komma tillbaka till samma koncentration efter det att man blivit avbruten i ett kontorslandskap. När Andrew Barnes såg resultaten införde han fyradagarsveckan permanent. Han anser att åttatimmars-modellen hör till 1800-talet. ”Våra jobb har gått ifrån att vara industriella och fysiska till att vara sociala och psykiska. Därför borde också formerna för arbetet ändras.”

Även Microsoft i Japan har nyligen testat att arbeta fyra dagar i veckan under fem veckor. Det är ett led i företagets arbete för att öka medarbetarnas känsla av balans mellan arbets- och privatliv. Försöket ledde till lyckligare medarbetare, en produktionsökning med 40 procent, 25 procent mindre ledighet, elkostnaderna minskade med 23 procent och utskrifterna av papper med 59 procent. Microsoft planerar att vidareutveckla projektet. Tanken svindlar.

Hur har det blivit så här? Egentligen är det inte konstigt. Vi har hjärnor som fungerar och reagerar på ett förutbestämt sätt. Precis som naturen. Det konstiga är att ingen har lyssnat på den forskning som har funnits i många år.

Vilken väg ni än väljer så är det hög tid att agera. För undersökningar visar att högproduktiva företag går ur en lågkonjunktur bättre, och med en starkare marknadsposition, än mindre produktiva konkurrenter.