Meetings No 75
Intro
Vi hörs snart, Ibrahim Baylan
Dags att staten tar ett strategiskt och ekonomiskt ansvar för mötesindustrin.
Cover Story
Vanessa Butani, Scandic Hotels
Koncernen tar nya hållbarhetsinitiativ.
Radar
Många positiva synergieffekter efter bordtennis-VM i Halmstad
Lag-VM i bordtennis är ett lysande exempel på bra bieffekter av ett event.
Psykologiska möten
Det dysfunktionella förnuftet
Hans Gordon om när vi människor låter mycket bli fel.
Intermission
Position Yourself
Go a little bit out of your depth.
Omvärldsanalys
Malin Åkerström
Vad är möten egentligen för något?
Radar
Azerbajdzjan blir värd för den internationella rymdkongressen år 2022 med 6 000 deltagare
Azerbajdzjan tar plats som global destination för Business Events.
Sharma
9 Key Lessons From The 5AM Club
Urging you to battleproof your creative genius.
Hjärnkoll
Genomsnittsföretaget förlorar med än 20 procent av sin produktiva förmåga på organisatoriska hinder
Våra hjärnor fungerar på samma sätt som de gjorde innan it lanserades.
Kellerman
E6an i svensk mötesindustri formar framtiden
Förutsättningen för att Sverige ska bli ännu bättre.
platsannonser
Strategisk projektledare
Destination Eskilstuna
nyheter
service i världsklass
Clarion Hotel Sign
vill ta gästupplevelsen till en ny nivå och tillsätter ett unikt Guest Experience Team.
Hållbarhet
Östersjöns och Mälarens överlevnad
i fokus på Allt för sjön 2020.
nytt jobb
Per Keller lämnar Yasuragi
återvänder till Sundsvall för att öppna Clarion Hotel.
Nytt jobb
Amanda Lindblad
ny hotelldirektör på Radisson Blu Hotel i Lund.
coronoaviruset
IBTM skjuter upp IBTM Asia Pacific 2020
genomförs i Singapore 13-14 april 2021.
mässor skapar möten
Elmias resultat bättre än väntat
omsatte 232 miljoner med 350 000 besökare.
samarbete skapar events
Uppsala värdstad
för flera viktiga golfevenemang de kommande fem åren.
event skapar möten
USM i handboll
stannar i Uppsala ytterligare två år.
Coronaviruset
Wyndham stänger 1000 hotell i Kina
men öppnar ytterligare 500 hotell i Kina inom tre år

Nordbygg på Stockholmsmässan
en port in till den svenska marknaden.
Länkar
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Malin Åkerström

Vi människor dras till möten. Vi älskar att sucka och klaga över möten, samtidigt kan vi i nästa stund föreslå att vi ska ha ytterligare ett möte. Vi kan till och med ha möten om möten.

Efter mycket forskning på fenomenet finns det få saker som förvånar sociologiprofessorn Malin Åkerström när det kommer till alla dessa möten i arbetslivet. I en ny bok benar hon och ett par kollegor ut begreppen och lanserar även ett eget: Homo congregatio.

Alla undersökningar visar att antalet möten ökar. Vårt moderna arbetsliv organiseras via möten och möteskedjor.

För några årtionden sedan var sinnebilden för ett konferensrum inrett i ek med oljemålningar på väggarna, och ordförandeklubban det typiska mötesattributet. Idag är det sval nordisk inredning och glasväggar som gäller, ett ovalt bord och en whiteboard på väggen (om det går bra för företaget är förmodligen skrivtavlan digital).

Men precis som tidigare är det här makt utövas. Framsteg görs, organisationer definieras och karriärer krossas under möten.

För mötesdeltagare gäller det att kunna navigera i möteslandskapet och veta koderna; att inte prata för länge eller om fel saker, och ha en känsla för vem som är betydelsefull.

Men väldigt ofta är också våra möten i arbetslivet helt utan någon som helst dramatik. Inte sällan beskrivs möten som tidstjuvar, stressfaktorer eller rätt och slätt som tortyr. Möteströtta personer kan ironiskt tävla med varandra att utveckla strategier för att hantera alla möten, som ”Jag har blivit väldigt duktig på att skriva med vänster hand …”.

Möteskritiken är väldigt utbredd och det finns otaliga satiriska serierutor, bilder och GIFar att finna på nätet: ”Are you lonely? Tired of working on your own? Do you hate making decisions? – Hold a meeting! Meetings, the practical alternative to work”, är kanske en av de mest globalt spridda.

Malin Åkerström är professor i sociologi vid Lunds Universitet och hon har synat det sociala fenomenet möten i ett antal forskningsprojekt under flera år. Tillsammans med ­Patrik Hall, professor i statsvetenskap vid Malmö Universitet och sociologen Visa Läppänen, har hon nu kommit ut med Mötesboken – Tolkningar av arbetslivets sammanträden och rosévinsmingel (Égalité 2019).

”Vi har frivilligt utsatt oss för andra människors tråkiga, men också roliga möten. Det som har förvånat mig mest under arbetet med boken är nog den här kombinationen av det självklara och det suddiga. Det är så fascinerade att folk går genom livet och har sina rutiner och saker som de ägnar väldigt mycket tid åt – som möten. Men om man ber dem stanna upp och prata om det, så börjar de ofta undra: ’Ja, vad är möten egentligen för något? Vad håller vi på med?’”

Trots att boken ännu inte finns översatt till engelska, och allt empiriskt material är insamlat i Skandinavien, så har flera engelska medier som The Guardian och The Indepedent redan uppmärksammat den. När BBC gjorde ett inslag om Mötesboken i radioprogrammet PM inledde reportern med att citera den kanadensisk-amerikanske nationalekonomen John Kenneth Galbraith som uttryckt ”Meetings are indispensable when you don’t want to do anything”, och fortsatte sedan att fråga Malin Åkerströms medförfattare Patrik Hall: ”Are we just stupid time wasters?”

Malin Åkerström sitter tyst en stund och säger sedan:

”Det är lustigt, men det här är nog det svåraste som jag har hållit på med under min karriär som forskare. Men också det mest spännande.”

Hon har precis knäppt av sig cykelhjälmskragen efter att ha cyklat genom Lund i ösregnet och värmer sina händer på den överdimensionerade kaffekoppen. På tal om sinnebilder är hennes kontor sinnebilden för en professors arbetsrum; bokhyllor belamrade med böcker, ett skrivbord fullt med papper, en nött soffa och några fåtöljer med flera flyttbara läslampor runt om i rummet. Mot ena väggen står ett stort turkosfärgat golvur vilket också fungerar som en bokhylla.

Frågan är om inte utsikten från hennes fönster är en av de mest avundsvärda för Skånes akademiker. Vyn mot söder tar in en stor del av det 137 år gamla universitetshuset med sina antiken-inspirerade kolonner och krön. Och bakom det, Lunds domkyrka.

Professorn medger utan omsvep att hon själv inte är en mötesmänniska, att hon i grunden är för rastlös men att hon har fått lära sig att acceptera en viss frekvens av möten. För även på Lunds Universitet förväntas medarbetarna samarbeta med andra i den stora organisationen, något som sker i möten.

”Som exempel åker vi som jobbar på institutionen en gång om året på internat under två dagar. Förr tyckte jag sådant var fruktansvärt, att sitta på möte efter möte, och kunde rent av rysa över sociala aktiviteter eller team building på jobbet. Hu! Jag vet inte om det är för att jag blir äldre och inte längre har samma krav på att allt ska vara så effektivt, (skrattar), men jag är nog inte lika otålig som jag var förr. Idag har jag lite lättare att luta mig tillbaka och låta folk prata på. Det handlar också mycket om vilka förväntningar man har på mötet.”

Under intervjun klämmer Malin Åkerström gärna in popkulturella referenser, då hon till exempel återberättar olika roliga mötesscener i alltifrån Monty Pythons Life of Brian (”What have the Romans ever done for us”) till BBC-serien Twenty Twelve. Ricky Gervais obetalbara karaktär i The Office, mellanchefen David Brent, är särskilt tacksam i sammanhanget.

”Folk kan gnälla ganska mycket och ganska roligt över möten, men de känner sig också rätt viktiga när de går på möten. Inte sällan blir det lite David Brent över dem, när folk porträtterar sig själva som efterfrågade och viktiga för organisationen samtidigt som de genomskinligt suckar över ’ännu ett möte’.”

Som ett svar på den utbredda möteskritiken har en mötesindustri vuxit fram, konstaterar Åkerström, där aktörerna försöker övertrumfa varandra i att lova effektivare, mer meningsfulla och underhållande möten i olika exklusiva inramningar.

Malin Åkerström och ­hennes med­författare myntar i boken termen almedalisering.

”Det utgår ifrån att man inte vill att ens möte ska vara så tråkigt och man ska gärna lämna kontoret och så. Tonvikten ligger på informellt mingel och man ska gärna ha ett glas rosévin i handen och ha möjligheten att glida in och ut ur olika möten, kanske såväl inomhus som utomhus. Man kombinerar alltså lekfull flärd och evenemang av festivalkaraktär med möjligheten att diskutera viktiga frågor – som i Almedalen.”

Hon konstaterar att företagen i mötesindustrin gör storslagna utfästelser att de kan arrangera nya former av möten som ska utlösa människors engagemang i sin egen organisation.

”Man skapar alltså nya spännande möteslandskap med argumentet att det ska fungera mer rationellt, vilket är en intressant koppling om man till exempel ser en brainstorming på ett rosévinsmingel framför sig. Det är också lustigt på det viset att man i grunden hänvisar till en slags ekonomisk rationalitet.”

Malin Åkerström är dock noga att understryka att hon och hennes kollegor inte lägger någon värdering i almedalisering eller några av de andra exemplen i boken.

”Vi förhåller oss analytiska och framhåller istället allt detta som delvis nya fenomen.”

Visst konstaterar forskarna att möteskritiken är utspridd och att många mötesdeltagare flyr in i sina laptops och telefoner under tiden, men de visar också på en annan dynamisk sida som de beskriver så här i boken:

”Långtifrån alla möten upplevs som tråkiga och meningslösa. En del möten väcker glädje och entusiasm, och det handlar inte bara om möten som kan betecknas som ’dramatiska’. De möten som entusiasmerar verkar vara sådana där det ges utrymme för professionella diskussioner och professionell bekräftelse i en egalitär miljö.”

Malin Åkerström utvecklar:

”Så vi har absolut sett att många får inspiration på möten, och intressant nog kan även mötesdeltagare som inledningsvis klagat över mötet leva upp och verkligen bli engagerade.”

På ett mer genuint sätt än David Brent, får man hoppas.

Författarna konstaterar att det förvisso finns en lång mötestradition i Skandinavien, i allt från kyrkan, nykterhetsrörelsen, föreningslivet till fackföreningar och våra demokratiska institutioner.

”Men förr handlade det ofta om mer högtidliga sammanträden. Vad som har hänt på senare år, i takt med att allt fler människor blir involverade i allt fler beslut, är att möten har blivit mer vardagliga. ’Ah, vi tar väl ett möte om det där’ får nog ses som en slags ny arbetsmodell”, säger Malin Åkerström.

Att möten har en alldeles egen självgenererande dragningskraft, någonting som går utanför de styrningsfilosofier som New Public Management och The Audit Society som ibland kritiseras i sammanhanget, blir uppenbart när man läser Mötesboken.

”Folk dras till det här och föreslår själva nya möten. Jag har också ofta blivit förbluffad över att möten kan vara så tomma, att folk kan fastna i en mötesverksamhet där de till exempel diskuterar fram och tillbaka vilka dokument som ska användas, och att det ändå är så lockande för folk att fångas i administrationssamhället. Och att möten ynglar av sig, att man har möten om möten. Det är ganska långt ifrån bilden av en byråkrati som fungerar. I en perfekt byråkrati kan man argumentera för att det inte behövs några möten alls, för då behövs liksom inga förhandlingar. Men det är klart, resultatet av det blir också en väldigt stelbent byråkrati med chefer som bestämmer utan förhandlingar. Den utvecklingen hade förstås inte heller varit bra.”

I boken har författarna lekt med liknelser från naturen och använder begrepp som möteslandskap och mötesflora. Mot slutet lanserar de därför helt följaktigt: Homo congregatio.

”Homo congregatio är en mötesmänniska. Någon som går på många möten och som känner att det är fullständigt naturligt. Hen kan navigera i den miljön och har sin pärm under armen, laptop i handen eller papper och penna. Som ofta blir inbokad på möten och som också har möten som ett verktyg. Någon som säger: ’Vi får lösa det här med en arbetsgrupp.’ Som inte blir otålig och som kan mötesetiketten och när man ska säga något, hur mycket och vet vad som bryter mot normerna.”

Enligt forskarna utvecklas alltså allt fler av oss Homo sapiens till socialt fingerfärdiga Homo congregatio, i takt med att arbetslivet blir alltmer komplext, antalet mellanchefer ökar och nya yrkesgrupper inom administration tillkommer och växer.

Som svar på en outtalad fråga tittar professorn över sina glasögon och fortsätter:

”Demokratiseringen i samhället bidrar förstås. Det är en tungt vägande orsak att fler och fler ska vara involverade i möten och vara med och bestämma. Det finns också avtal och lagar om arbetsplatsmöten som ska följas. Detta är även en klassfråga, så till vida att det är strukturerat klassmässigt. En industriarbetare sitter inte i fem möten på en dag som kanske en vd gör. Kategorin tjänstemän blir större, därav mötesexpansionen.”

Ytterligare en annan förklaring är att det finns allt fler organisationer, lokalt och nationellt och mellan länder. Organisationsvärlden har växt, och organisationerna ska i allt högra grad samarbeta.

”Samverka har blivit något fint i sig. Man ska samverka och gud vet varför ibland, men det får folk för sig. I forskarvärlden kan man se det när forskare tvingas ihop och sedan producerar jättekonstiga forskningsansökningar som de lägger ner jättemycket tid på. Sedan blir det ofta otydligt vem som bestämmer, så måste man träffas ännu mer och då åker man kanske bort på någon av mötesindustrins hotell för att reda ut det hela.”

Nuförtiden är det populärt för företag att bjuda in till inspirationsdagar, skrivardagar, power weeks och liknande event, det finns många exempel på kreativa formuleringar som vittnar om att man vill komma bort från alla byråkratiassociationer. Ibland vill man inte kalla ett möte för ett möte.

Samtidigt behöver möten aldrig förklaras, för det är en så hyllad och respekterad ceremoni. Men oavsett vilken term eller definition som används, exakt hur mycket sitter egentligen folk i möten? Det finns ingen bra statistik på det, menar Malin Åkerström.

”Det finns de som säger att de har sådana siffror, men dem ska man inte lita på. Det enda man kan säga är att alla uppskattningar pekar på att antalet möten bara ökar.”

Det har skrivits om möten förr, noterar Malin Åkerström, men då har det ofta varit psykologer eller möteskonsulter som skrivit om hur möten kan bli bättre.

”I vår bok är vi mer kulturanalytiska och det är kanske det som är lite roligt med den, att vi har många empiriska fall där vi har följt många olika typer av organisationer. Boken är tänkt att läsas på kurser på universitetet, men också av alla som är det minsta nyfikna på det här nya som händer i vårt samhälle – mötesfieringen.”

Åkerström, Hall och Läppänen skriver att mötesforskningen ännu är i sin linda och att det är svårt att sia om vart den tar vägen, eftersom det ryms så mycket i fenomenet.

”Möten är ett svårt forskningsfält. I och med att möten ökar kvantitativt så får de nya former och differentieras. Men klart är att det kommer mer forskning på området. Redan för några år sedan var det en författare som försöka pinka in reviret genom att mynta begreppet meeting science, och det är väl ett tecken så gott som något. Det kommer med största sannolikhet också att komma en tidskrift inom detta forskningsområde, den kommer bara inte att heta Meetings International men säkert något liknande.”

Plötsligt ringer telefonen och Malin Åkerström skrattar till när hon ser numret. Det är hennes man. Hon svarar: ”Jag kan inte prata. Jag sitter i ett möte.”

Och så lägger hon på.

”Han är van vid det där.”