Meetings No 72
Intro
Jämställdhet är den nya tillväxtfaktorn
Atti Soenarso om att hantera våra dramatiska insikter för att förstå världen bättre.
Cover Story
IACC Sweden
”Där Sverige var för tjugo år sedan och lärde sig, där driver vi utvecklingen idag.”
Radar
Cirkulär ekonomi positionerar Glasgow för event
Satsning på partnerskap och informationsdelning.
Klaner
Utan förståelse för klanen, ingen integration
Per Brinkemo: I mötet återupptäcker vi vår egen stat.
Sharma
Isn’t It Time? The 13 Questions for Visionaries
Robin Sharma hopes to help you win.
Hjärnkoll
Vad händer i hjärnan när vi hör andra prata i bakgrunden?
Helena Janckes forskning visar att prestationen kan minska med tio procent.
Kellerman
Fullärd? Glöm det!
Roger Kellerman: Långsamt blir vi bättre på att berätta vad som händer i världen.
platsannonser
Vi söker Event Sales Manager
till 
CWT MEETINGS & EVENTS
nyheter
stora möten
Lions fyller Borås Kongress
när staden fyller 400 år.
Omvärldsanalys
Sveriges paviljong
vid Expo 2020 i Dubai inspireras av skogen.
Kunskapsöverföring
Motion i riksdagen:
Kartlägg svensk mötesindustri.
Hållbarhet
Swedish Textile Initiative for Climate Action
Gränsöverskridande samarbete för ökad hållbarhet.
Debatt
Debatt:
Vingklippta myndigheter bör inte strunta i julfesten.
Kunskapsutveckling
SLU värd
för International Conference on Equine Exercise Physiology 2022 i Uppsala
förädla och förflytta kunskap
Nordisk kongress
för utbildning av biomedicinska analytiker till Borås.
Awared
Stordalen hedras
med internationellt designpris.
stor satsning
Elmia bygger för framtiden:
”Glädjande besked som innebär stora möjligheter”
Storslagen uppvisning
Kampsportsfestivalen
bjuder på många spännande tävlingar.
Länkar
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Vad händer i hjärnan när vi hör andra prata i bakgrunden?

Helena Jahncke är docent i arbetshälsovetenskap och forskare vid Högskolan i Gävle och har skrivit avhandlingen Cognitive Performance and Restoration in Open-Plan Office Noise.

Hon har tävlat i bland annat golf vilket väckte hennes intresse för psykologi och hur hjärnan fungerar. Efter studier i Uppsala blev hon doktorand i en grupp som forskar om arbetsmiljö vid Högskolan i Gävle. Därefter har hon drivit egna forskningsprojekt om bland annat kontorsutformning och flexibelt arbete.

Helena Jahncke vill göra den kunskap som redan finns kring hur man exempelvis kan främja hälsa på arbetsplatserna, mer lättillgänglig. Därför var det inget svårt val när hon började arbeta som analytiker och projektledare på Myndigheten för arbetsmiljökunskap, även om hon har kvar viss tid på högskolan. ”Att få ut resultaten i praktiken är något jag brinner för och har saknat tid för som forskare.”

Många i mötesindustrin delar rum. Vad händer i hjärnan och varför påverkas resultatet av det vi gör när vi hör andra tala?

Människor är särskilt känsliga för röster som stör. Helena Jahnckes forskning visar att prestationen kan minska med tio procent – ibland mer – när vi hör någon tala i bakgrunden. Prestationen försämras tidigt, precis när vi börjar uppfatta vad någon säger.

Vad händer i min hjärna när jag läser den här artikeln?

– Förenklat så har du processer i din hjärna som hjälper dig att hålla fokus på uppgiften och utestänga olika distraktioner. Arbetsminnet hjälper dig också att länka ihop det du precis har läst med information som du har lagrat i ditt långtidsminne, så att du kan förstå det du läser. Dessutom aktiveras olika semantiska processer. De hjälper dig att tolka det språkliga i orden så att du förstår vad som står i texten.

Om jag hör en röst i närheten som säger något när jag läser, vad händer då?

– Din hjärna börjar tolka det som sägs av rösten. Då uppstår det en krock mellan de semantiska processer som redan är igång för att du ska förstå det du läser – och de semantiska processer som behövs för att tolka rösten du hör i bakgrunden.

Det finns en begränsning i hur mycket vi kan göra på en gång?

– Ja, det kan man säga. Vi har sett att prestationen försämras i själva uppgiften, i ditt exempel att läsa den här artikeln, när hjärnan även hanterar ljud i bakgrunden.

Kan de semantiska processerna påverka andra uppgifter?

– Det finns studier som visat att olika processer kan krocka på liknande sätt som jag nyss beskrev. Exempelvis när du ser ett antal siffror och ska komma ihåg i vilken ordning de presenteras. Rösten i bakgrunden drar igång en omedveten process som registrerar förändringarna – ordningen i ljudet. Samtidigt kräver uppgiften processer som hanterar ordningen av siffrorna. En krock mellan likartade processer än en gång. Den här typen av processer är känsliga för ljud om de är föränderliga över tid.

Föränderliga över tid. Vad innebär det?

– När vi pratar gör vi pauser och det kan finnas andra variationer. Ljud som varierar ökar chansen för att vår uppmärksamhet fångas. Motsatsen är ett konstant ljud. Det kan vara ett fläktsystem som surrar kontinuerligt.

Några andra störningar som påverkar oss negativt?

– Plötsliga ljud fångar lätt vårt intresse. Vi blir distraherade och tappar fokus på arbetsuppgiften, vilket resulterar i att vi presterar sämre. Det finns en teori som handlar om den här krocken mellan likartade processer, som vi talat om, och en teori om att avvikande ljud i sig fångar uppmärksamheten. Det senaste är att det är en kombination av båda.

Många kollar efter information på nätet. Hur påverkas det av röster i bakgrunden?

– Vi har studerat en uppgift som liknar den du nämner: Du får frågan vilket radhus som är byggt efter sjuttio­talet, ligger i ett specifikt område och är dyrast. Du måste söka i en lista med flera kolumner och samtidigt minnas vilka objekt som matchar rätt byggår, område och pris för att klara uppgiften. Det krävs processer i hjärnan som gör det möjligt att söka igenom listan, att du förstår innehållet och att du successivt uppdaterar informationen över vilka objekt som matchar de olika kriterierna. Du behöver uppdatera information i ditt arbetsminne för att till slut endast ha kvar det radhus som är korrekt. Och den röst som hörs i bakgrunden kan påverka förståelsen, inkodningen av information och arbetsminnets möjligheter att behålla informationen i minnet. Det blir den här krocken vi har talat om igen.

Vi är ofta inte medvetna om att det är viktigt att upprepa den här typen av information för att vi ska minnas den. Eftersom arbetsminnet ingår i hjärnans bevakningssystem och hela tiden tar in ny information från våra yttre sinnen, kan den bara behålla informationen några sekunder innan den raderas. Men om vi upprepar den, kan vi behålla den längre. Ett exempel är när vi knappar in ett telefonnummer. Vi repeterar det tyst för oss själva tills vi knappat in sista siffran.

– Ja, repetition är ett bra sätt för att behålla informationen i arbetsminnet.

Jag tycker att andras prat är ett stort problem när jag ska arbeta med något som kräver koncentration. Skriva till exempel.

– Vi brukar prata om taluppfattbarhet och ju tydligare talet är, desto mer störd blir du. En av mina kollegor har undersökt hur ljud och tal påverkar skrivprocessen. Den påverkas väldigt tydligt. När vi inte hör vad rösten säger presterar vi bättre och när vi har perfekt taluppfattbarhet presterar vi väldigt dåligt. Det här tappet i prestation nås väldigt tidigt, redan precis när vi börjar uppfatta vad personen säger. Det behöver alltså inte vara jättetydligt för att vi ska tappa i prestation.

Nu har vi gått igenom några exempel på vad som händer i hjärnan när den blir störd och hur det påverkar prestationen. Jag föreslår att vi placerar hjärnan i några olika typer av kontor: cellkontor, kontorslandskap och aktivitetsbaserat kontor. Kan du gradera dem med tanke på störningar?

– Nej det kan jag inte och vet du varför? För att de är utformade på olika sätt. Det finns enskilda rum som är lyhörda, man hör vad som sägs i rummen bredvid eller i korridoren. Ett kontorslandskap kan se helt olika ut jämfört med ett annat. Det är svårt att generalisera och säga att en typ är sämre eller bättre än något annat. Det beror på vad man ska göra där och hur man lyckas med att stödja det som ska genomföras.

Om jag ska genomföra en koncentrationskrävande uppgift i de olika kontorstyperna, var fungerar det på ett bra sätt?

– I den stora studie vi gjorde om aktivitetsbaserade kontor fick de anställda genomföra en faktisk arbetsuppgift som är koncentrationskrävande både före och efter bytet av kontor. Vi såg att prestationen var bättre i cellkontoren där man sitter enskilt, jämfört med kontorslandskapen, som de skulle flytta ifrån. I de nya aktivitetsbaserade kontoren jämförde vi olika rumstyper och arbetsytor med varandra. Det finns till exempel storrum där man har infört tysta zoner och storrum där man får prata fritt. Resultatet visar verkligen betydelsen av att sitta på en plats där det är mindre distraktioner och tystare när man ska arbeta med en koncentrationskrävande uppgift.

Det är inte ovanligt att de som arbetar inom mötesindustrin sitter flera i samma rum, även om det inte är ett kontorslandskap. Någon pratar i telefon och en annan sitter och arbetar med en analys till exempel.

– Man hör verkligen vad som sägs när det bara är några få personer i rummet. Är det väldigt många kan det vara ett sorl och man uppfattar inte vad som sägs lika tydligt, i alla fall inte från dem som sitter längre bort, och ett sorl är mindre störande eftersom det dränker en del plötsliga ljud.

Jag har suttit i ett litet arbetsrum tillsammans med två andra journalister. När jag hade avslutat en telefonintervju sa ofta någon av dem att du borde ha frågat det eller sagt så. Och jag gjorde likadant. Det går inte att låta bli att lyssna, trots att man arbetar med något eget.

– Nej, det beror på de här omedvetna processerna av talljuden vi hör i bakgrunden, som vi talat om tidigare. Vi har ingen knapp för att stänga av öronen.

Du och dina kollegor har gjort en studie som visar att prestationen försämras mellan två och tio procent om det går att uppfatta vad någon säger i bakgrunden, jämfört med om talet inte går att urskilja.

– Vi hade en uppgift som påminner lite om när vi skriver ett kort sms eller en kort anteckning om något vi redan vet och kan associera till – inget avancerat – då minskar prestationen med två till fyra procent. De semantiska processerna är inblandade, men vi är inte beroende av extern information, utan hämtar allt från långtidsminnet. Det är information vi redan kan och den är inte lika känslig när någon pratar.

Och vad gäller på nästa nivå?

– Ett exempel: Du ska minnas information som du letat rätt på och använda den. Det kan vara en text du ska läsa och sedan redovisa vad som stod i den. För att klara det krävs det att du minns informationen. Det handlar om inkodning i hjärnan som blir störd när uppmärksamheten dras till något annat, och semantiska processer som krockar när du blir störd av en röst. Prestationen minskar med sex procent.

Och så åtta procent.

– Vi talade tidigare om att du ska svara på vilket radhus som är byggt efter sjuttiotalet, ligger i ett specifikt område och är dyrast. Du måste söka i flera kolumner för att hitta rätt svar. Du måste minnas och uppdatera information om vilket objekt som bäst matchar rätt byggår, område och pris för att klara uppgiften. Det är en process som sker i flera steg. Den är mer avancerad än sexprocentsexemplet. Om du ska jämföra två alternativ, till exempel för en resa, måste du minnas det första alternativet för att kunna jämföra med det du ser nu, om du inte har skrivit ner det. Prestationen minskar med ungefär åtta procent när man hör tal i bakgrunden.

Om du ska minnas och jämföra olika alternativ. Då talar vi om arbetsminnet igen som har begränsad kapacitet, ständigt uppdateras och fylls på med ny information.

– Ja, precis.

Och slutligen – tio procent?

– Det handlar om att minnas igen. Den här gången endast ord som är associerade till ett specifikt tema, till exempel trädgårdsredskap, i en lista med blandade ord. Sedan presenteras flera listor efter varandra. Uppgiften ställer krav på ditt episodiska minne*. För att hitta ett ord igen som är kopplat till rätt tema, trädgårdsredskap, krävs att de både kodas in och upprepas innan de återges. Det ställs även krav på att orden successivt uppdateras, så att de inte sammanblandas med information som presenterats i andra listor. Vi har sett att prestationen faller med tio procent om man jämför med när det är helt tyst. Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att i en annan situation med andra ljudförhållanden kan procentsatserna se annorlunda ut för de här olika uppgifterna som jag nämnt.

* I det episodiska minnet kan vi bevara och hämta minnen från det vi har varit med om under hela vår livstid. Minnena är kopplade till händelser i tid och rum, så det krävs en medveten påminnelse av en tidigare eller kommande händelse; till skillnad från det semantiska minnet – som inte är knutet till händelser i vårt personliga liv.

Kan du sätta en prislapp på det?

– En mycket förenklad beräkning där vi räknar på en prestationsminskning med endast två procent under ett år, resulterar i en produktivitetsförlust på en 100 000 kronor för tio anställda, som har en medellön på 26 000 kronor.

Men även rörelser påverkar prestationen. De drar till sig blickar och minskar koncentrationen. Glasrutor i rum är ett exempel.

– Javisst, visuella distraktioner är också störande.

Du skriver att olika personer upplever samma ljud olika störande.

– Det är väldigt många komponenter som spelar in när vi tolkar ett ljud. Situationen spelar stor roll. Om du är trött, irriterad och på dåligt humör kanske du har svårare att acceptera en kollega som sitter och pratar bredvid dig när du försöker koncentrera dig. Innehållet har också betydelse. Är det du hör intressant och betydelsefullt för dig kanske du inte upplever ljudet som lika störande, precis som forskning visat att ljud är mindre störande om du själv upplever att du kan kontrollera det. Sen har även fysikaliska ljudegenskaper betydelse. Om ljuden varierar över tid eller om de är konstanta till exempel. Sedan behöver inte upplevelsen av vad som är ett oönskat och störande ljud sammanfalla med hur prestationen faktiskt påverkas.

Det kan alltså vara ansträngande för hjärnan att arbeta i miljöer med ljud även om du inte tror att du störs av det?

– Ja, du kanske inte tänker på att du måste anstränga dig mer för att klara av arbetsuppgiften och att det har ett pris, både i prestation och trötthetsutveckling. Om det gäller inlärning till exempel så har du inte lärt dig lika väl, du klarar inte av att minnas det du vill minnas lika bra. Och du kanske inte är medveten om vad det är som sker, du tror att du presterar bra. Vi har sett i vår och andras forskning att det är bättre att lära sig nya saker under tysta förhållanden.

Varför är aktivitetsbaserade kontor bättre än att sitta tillsammans med någon i ett mindre rum eller kontorslandskap?

– I ett kontorslandskap har du samma arbetsplats oavsett om du ska koncentrera dig eller prata. I ett aktivitetsbaserat kontor har du möjlighet att byta plats och variera mellan olika miljöer beroende på uppgift. Men jag vill inte lägga någon värdering i vad som är bättre eller sämre, det beror mycket på hur kontoret är utformat och hur man tar hänsyn till medarbetarna och uppgifterna som ska utföras.

Men alla byter inte arbetsplats. Vad kan man göra åt det?

– Skulle vi veta det skulle det vara enkelt. Jag tror att det är en komplicerad fråga. Det kanske inte finns tillräckligt många arbetsytor och rum dit man kan tänka sig att gå för att få bättre förhållanden. Det kan också vara så att vissa har arbetsuppgifter som innebär att de inte är involverade i flera aktiviteter, så de behöver inte växla. Eller att man sitter med samma typ av uppgift hela dagen.

Jag var hos ett företag som säljer aktivitetsbaserade kontor. En chef sa att människor inte förstår hur störda de blir, så de sitter kvar hos sina kompisar. De vet inte hur hjärnan fungerar och hur den påverkas av var de väljer att arbeta. Ett aktivitetsbaserat kontor kräver aktiva val, men de vet inte varför de ska välja det ena eller andra.

– När man flyttar in i den här typen av kontor behöver man ge medarbetarna stöd i att förändra sitt arbetssätt. Se till att tekniken exempelvis stöder smidiga växlingar och att medarbetarna får en utbildning i hur de ska tänka och välja – och hur viktigt det är att välja. Man kan inte flytta in och tro att det bara är att jobba på som vanligt, för det är verkligen en förändring i sättet att planera och genomföra sitt arbete. Sedan har också medarbetarna själva ett eget ansvar när det finns bra förutsättningar.

När jag googlar är det många som har problem. Det blev svårare än de trodde.

– Det är därför jag tror att den här forskningen är betydelsefull. Att visa med faktiska arbetsuppgifter, exempelvis att prestationen blir bättre om man går från ett storrum där man får prata, till en tyst zon när man behöver koncentrera sig. Det har vi mätt i faktisk prestation och då är det viktigt att nå ut med den här informationen så att medarbetarna reflekterar över det här och blir motiverade att underlätta för sig själva.

Varför blir resultatet bättre om man byter plats oftare? Du skriver att de som växlar fyra gånger eller mer är mer produktiva, jämfört med att inte byta alls.

– Det är bra att byta arbetsplats för olika uppgifter. Vi har inte hunnit grotta in oss i vad det är som ligger bakom resultatet att det finns en stark relation mellan självskattad produktivitet och att byta arbetsplats ofta. Vi skulle vilja se vad det är som kännetecknar dessa grupper. Har det att göra med vilken typ av arbetsuppgifter de har? Och innebär arbetsuppgiften att de har ett behov av att växla eller inte. Det är många aspekter i det här som vi behöver se närmare på.

Varför sitter så många personer kvar på samma arbetsplats dag efter dag?

– Mer än hälften ”nestar” i de studier vi har gjort. Det behöver inte vara något negativt i sig, men det är absolut en fråga vi behöver titta närmare på. Och det du var inne på är viktigt. Har man fått kunskap om var man ska arbeta för att utföra en viss arbetsuppgift på bästa sätt, förstår man vikten av att växla arbetsplats. Eller så har man helt enkelt inte ett behov av de olika miljöerna och arbetsytorna i sitt arbete? Det är många aspekter även här.

Kan storrummet i ett aktivitetsbaserat kontor jämföras med ett kontorslandskap? Går du inte till en tyst zon är det som att sitta i ett kontorslandskap.

– I det aktivitetsbaserade konceptet brukar det ingå storrum som innebär att man delar rum med andra, precis som i kontorslandskap. Skillnaden är att man har en fast plats i kontorslandskap men inte i aktivitetsbaserade kontor, utan där ska det finnas större valmöjligheter. Sedan kan storrum i aktivitetsbaserade kontor, likväl som kontorslandskap, ha olika ljudmiljöer och gemensamma förhållningssätt som reglerar hur lugnt och tyst det är just där.

Mer eller mindre alla talar om hur angeläget det är att medarbetarna kan kommunicera med varandra.

– I en intressant australisk studie utgick forskarna från en databas med omkring 42 000 personer. Forskarna undersökte bland annat hur viktigt medarbetarna tyckte att kommunikationen med kollegorna var, samt om man var mer nöjd i en viss typ av kontor. Analyserna visade att de anställda tyckte att det var mindre betydelsefullt – att det är lätt att kommunicera – i jämförelse med andra miljöfaktorer, som att ha en bra akustisk miljö utan störningar. Samtidigt är kommunikation svårt att mäta och det är viktigt att vi klargör om det är kvantitet eller kvalitet som vi pratar om, likaså om det är arbetsrelaterad eller generell social kommunikation på arbetsplatsen.

När man jämförde de personer som satt i kontorslandskap med de som satt i enskilda rum, såg man för det första att de som satt i kontorslandskap inte var mer nöjda med hur lätt det var att interagera med andra. De som satt i enskilda rum tyckte också att det var lätt att prata med kollegorna. Man kunde också konstatera att den positiva effekten av att det är lätt att interagera med andra är så pass liten, jämfört med de nackdelar som finns av exempelvis dåliga ljudförhållanden. Det visar att företag och andra bör fokusera på att ta hand om ljudmiljön, integritet och så vidare istället för att lägga fokus på att främja kommunikationen. Men självklart hänger även det här på vilken yrkesgrupp vi pratar om.

Hur ska man tänka för att skapa ett öppet kontor som fungerar bra?

– Jag skulle säga att det antingen är ett storrum byggt för kommunikation eller för koncentrationskrävande arbete. Det blir sällan bra om man mixar det här i samma rum. Rätt utformat ger kontoret stöd för olika typer av uppgifter. När man utformar ett kontor är det viktigt att man gör en behovsanalys. Olika arbetsgrupper eller olika avdelningar i ett företag kan ha varierande behov som bör styra utformningen i den mån det går.