Meetings No 71
Intro
“Convention Bureauer fokuserar på fel saker”
Atti Soenarso har träffat forskaren Thomas Trøst Hansen.
Cover Story
Anna Rosling Rönnlund, Gapminder
”Vi har rätt, ni har fel. Så enkelt är det.”
Radar
Tourism Australia
Skapar bid-fond för möten, värd över 80 miljoner kr.
Intermission
While There’s Life, There’s Hope
Ever present words from the past.
Sharma
24 Important Things Life Has Taught Me
Robin Sharma shares two dozen life lessons.
Samarbete
Universiteten allt viktigare kunskapsbärare för möten
En titt på framtidens kongresser i Skåne.
Radar
Ha en genomarbetad krisplan
Säkerheten måste ingå i helhetsupplevelsen.
Radar
Ice and Light Village
En igloo-by växer fram vid Kalixälven.
Hjärnkoll
Stäng av mejlen när du har ledigt
Mantra: Inte kolla intranätet, mejla, ringa, skicka sms eller jobba lite.
Kellerman
Styrelsearbete
Roger Kellerman undrar var svenskarna i de globala organisationerna finns.
platsannonser
Projektledare
till Event in Skåne, Malmö.
nyheter
hotellnytt
Sleepingfox Hotel Group
öppnar hotell i Linköping.
events skapar möten
Malmö blir värd för U20 VM
i Ultimate frisbee 2020.
events skapar möten
Baltic Sea Future
ingår partnerskap med Östersjöfestivalen.
hotellnytt
Scandic Hotels
öppnar Trondheims största hotell
events skapar möten
EM i curling till Helsingborg 2019
400 tävlande i 46 lag spelar över 100 matcher.
events skapar möten
Nordic MICE Summit i Malmö
på Live 1-3 november.
events skapar möten
Världens bästa curlare
kommer till Jönköping för Curling World Cup.

CWT-undersökning:
65 % av affärsresenärerna känner sig oroade över datasäkerheten då de reser.
event skapar möten
Malmö får Europamästerskap i Triathlon 2020
Mellan 2000-3000 deltagare.
Länkar
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Ha en genomarbetad krisplan

Hot och attacker mot publika evenemang innebär att det blir allt viktigare för arrangörer av möten och event att se över säkerheten.

– Det finns ett ökat behov av säkerhetshotell med anledning av den utveckling som vi ser i omvärlden. Idag är säkerhetsfrågan oftast väldigt nedprioriterad bland svenska event- och mötesanläggningar. Som mötesplats för stora grupper människor måste man göra sitt yttersta för att så långt som möjligt kunna garantera deras säkerhet, säger John Arentoft.

Han är säkerhetschef för det nya hotellet At Six i Stockholm, och har varit med och utvecklat hotellet till ett säkerhetshotell. Tidigare har han bland annat arbetat som säkerhetschef för Sveriges riksdag och som livvakt inom Säkerhetspolisen, Säpo.

Säkerhetsaspekten har varit en av de viktigaste faktorerna för det nya hotellet. Redan i planeringsstadiet och i alla aspekter har frågor kring säkerheten varit en betydelsefull del.

– Säkerhet ingår i en grundläggande helhetsupplevelse. Dels för att ta hand om medarbetarna, dels för att kunna erbjuda en genomtänkt upplevelse för gästerna, säger John Arentoft.

Inom hotellet finns en 2 000 kvadratmeter stor och flexibel mötesyta, samt en svit med säkerhetsfönster. Det finns även möjlighet att stänga av ett extra säkerhetsklassat våningsplan.

– När hotellet öppnade började vi med ett ultramodernt tekniskt skydd, men idag går utvecklingen så fort. Vi behöver ständigt uppdatera oss för att hänga med. De närmaste åren händer det otroligt mycket inom teknisk säkerhet, säger John Arentoft.

Här delar han med sig av sex stycken tips så att vem som helst kan arbeta för säkrare möten och evenemang.

1Ansvarsförela Ju större ett event är desto större är risken att något händer. Utse en ansvarig person för säkerheten kring evenemanget. Den personen gör också en riskbedömning av eventets karaktär och gäster, samt tar fram en plan för vid vilka situationer som eventupplägget ska modifieras och på vilket sätt. Se till att framför allt ha sjukvårdsberedskap. Den ansvariga personen bör ha ett övergripande ansvar, men försök få med alla medarbetare i säkerhetsarbetet. Det är ett gemensamt ansvar som alla bör ta.

2Kartläggning Se över lokalens utrymningsplan och lokalisera samtliga nödutgångar. Identifiera platser eller rum som kan användas av sjukvårdspersonal för fall som inte är av akut karaktär. Se till att blåljusmyndigheter har lätt åtkomst till eventlokalen, och bestäm var ni ska möta blåljuspersonalen för att eskortera dem till rätt plats. Se också till så att alla anställda/deltagare i evenemanget har promenerat i nödutrymningsvägarna så att alla inblandade vet hur vägarna ser ut och vart de leder. Var finns det utrymningsvästar, ficklampor m m?

3Säkerhetsträna Säkerställ att personalen som arbetar med ditt event har säkerhetsutbildats och att de vet hur de ska agera om något händer. Säkerhetstränad personal vet hur de ska identifiera misstänksamma föremål eller individer och hur de ska hantera stora grupper vid krissituationer. Den säkerhetsansvariga bör ha tänkt igenom olika incidenter och scenarier som skulle kunna förekomma och ha övergripande planer för hur de ska hanteras. Det kan vara enkla saker som misstänkt farliga föremål: Hur hanterar vi dem? Vem gör det? Vart placerar vi det farliga föremålet? Vem gör vad vid ett bombhot?

4Ha en krisplan Alla seriösa hotell och eventarrangörer bör ha en genomarbetad krisplan med både akutrutiner och en organisation för att hantera kriser och incidenter. Krisledningsgruppen bör vara övad och enkla akutrutiner bör vara förankrade och övade i hela organisationen. Det kan vara allt ifrån hur en utrymning genomförs, sjukdomsfall, bombhot till misstänkt farliga föremål. I en kris eller allvarlig situation blir stresspåslaget stort så enkla rutiner fungerar bäst. Planen ska även innehålla en lista med kontaktuppgifter till ambulans-, polis- och räddningstjänstpersonal samt medlemmar i krisledningsgruppen.

5Förbered deltagare Se till så att alla deltagare känner till säkerhetsrutinerna inför eventet, till exempel att de finns beskrivna i ett välkomstpaket. Förberedelserna ska skapa medvetenhet om att alltid ha med sig sina värdesaker, var nödutgångar och uppsamlingsplatser finns samt vem som ska kontaktas om en situation uppstår. Skapa en upplevd trygghet där besökare/deltagare upplever att hotellet har koll på, samt tar säkerhetsarbetet på största allvar. Det ska både finnas en faktisk säkerhet och en upplevd trygghet.

6Förbered er för det oväntade Om en allvarlig situation inträffar måste personalen kunna hantera situationen när och var den än uppstår. Krisplanen ska vara tillräckligt flexibel för att kunna användas i alla typer av scenarier. Det går inte att detaljplanera för alla incidenter med handlingsplaner. Alla måste kunna vara flexibla och personalen måste ha övat på olika scenarier för att kunna lyckas när det oväntade händer.

På At Six har alla medarbetare gått igenom extra och fördjupad säkerhetsutbildning.

– Det innebär att samtliga är delaktiga i säkerhetsarbetet. Medarbetarna vet vad de ska titta efter, hur de ska rapportera/larma, och så ska de kunna akuta åtgärder. Det innebär också att det är väldigt många ”vakter” i alla utrymmen och på alla platser hela tiden, säger John Arentoft.

Foto: Marcus Crepin Sundström