Meetings No 61
Intro
Tveksamt uppförande, staten
Atti Soenarso om omoraliskt tillskansade fördelar.
Cover Story
Maxi Tropé och Janne Carlsson
Många organisationer lever i någon sorts självbedrägeri.
Psykologiska Möten
När blir människan människa?
Hans Gordon om frihetens pris.
Radar
Årets EIBTM storsatsar på nya kunskaper
Åk till Barcelona i november och förkovra dig.
Bemötande
Anna Klynning
Om kraften i ett ’hej’.
Intermission
Pearlmans planet
Förbluffande fängslande läsning.
Radar
En massa sätt att sabba ett möte
Bok som vill professionalisera företagens möten.
Sharma
The Last Days of Average
You’ve been designed to wow.
Hjärnkoll
Omgiven av idioter
Thomas Erikson: Möteskulturen i Sverige är en total katastrof.
Kellerman
Dags att omfördela pengarna
från turismorganisationer till mötes- och eventsektorn.
platsannonser
Akademikonferens
söker Projektkoordinator till kontoret i Solna.
nyheter
mat och möten
Unik middagsupplevelse i 3D
kommer till At Six i Stockholm
möten är affärer
Zoo och Bakken tar upp kampen
med Tivoli för att locka större publik.
möten är affärer
Jehovas Vittnen
återvänder till Sundsvall.
förädla och förflytta kunskap
Hela Europas
outdoor-industri till Skåne.
hotellnytt
Clarion Hotel Örebro
åter i topp på TripAdvisors prestigefyllda lista.
svenska möten
Nu digitaliseras
mötesbokningar.
hotellnytt
Hotel Hellstens Glashus
firar 1-års jubileum.
flygnytt
Skellefteå Airport
får chartertrafik till Thailand.
Swedish Lapland
Skellefteå Airport
får pris som Årets Möjliggörare.
på nytt uppdrag
Stellan Eriksson
ny ekonomichef på MCI.
Länkar
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Maxi Tropé och Janne Carlsson
Är du redo att skapa en mötesbomb? Den är lätt att tillverka och du har förmodligen redan alla ingredienserna hemma. Maxi Tropé och Janne Carlsson, författarna till boken For Full Potential, står för receptet som skapar resultat över det vanliga. Men bomben har en stor varningstext: Kan du hantera verkligheten?

I ena ringhörnan: Det yttre. Alltså företagets organisation, struktur, ledning. Även känt som hårda faktorer.

I den andra: Det inre. Individerna och deras utveckling. Gruppdynamik. Det mjuka.

Det är en kamp som normalt sett brukar hanteras av ekonomiavdelningen och ingenjörer å ena sidan, HR å andra.

Deras möten brukar kunna bli segdragna historier, fulla av kulturella och språkliga skillnader som är svåra att komma runt. Om de nu ens äger rum.

Det är inte ovanligt att de under till exempel ett ledarskapsprogram delas upp. Några dagars personlig utveckling följs av några dagar strategi.

– Man flyger in den bästa i varje ämne. Experterna gör inte upp sinsemellan, säger Janne Carlsson.

– Du träffar någon affärsstrateg i en modul och så lär du dig hantera det svåra samtalet i en annan, säger Maxi Tropé.

De två utgör tillsammans företaget 4FP, som är en förkortning av For Full Potential. Att överbrygga klyftan mellan det inre och det yttre, att få det mjuka och det hårda att mötas, är deras affärsidé.

Den beskrivs i deras bok For Full Potential – Chefs- och ledningsutveckling på riktigt, vars första del utkom förra året, och vilken beskriver de metoder som de experimenterat fram och fått såväl individer som organisationer att utvecklas.

Det är dags att sluta se det som en match. Det är dags att sluta hantera det som två skilda ting.

– Alla vet att det handlar om båda sidorna. Ändå har vi, uav hävd, separerat det. Ekonomer och ingenjörer tar hand om det yttre och HR om det inre. Det talas om strategisk HR som buzzword, men jag har hittills aldrig sett en HR-chef med reellt inflytande på en strategisk process kring förändring. På samma sätt har jag aldrig sett de här hårda cheferna på riktigt inse att alla de miljoner kronor vi spenderar på ledarutveckling hade någon effekt på det de gör, säger Maxi Tropé.

De är själva resultatet av mötet mellan dessa ytterligheter. Den ene är forskare, teknologie doktor inom området logistik och change management.

Den andre ägnar sig åt och är en del av prestationspsykologi, samt är en av individutvecklingskonceptet the human elements förgrundsfigurer i Sverige.

Det är inte bara två individer utan två forskningsområden som möts när forskaren Carlsson möter den mentale tränaren Tropé.

– Man talar ofta om tvärvetenskaplig forskning. Jag har själv suttit i sådana. Men det blir aldrig tvärvetenskapligt för de olika perspektiven möts aldrig i en praktisk verklighet. Det man gör är att studera samma ­fenomen utifrån varsitt perspektiv. Här bryts två perspektiv i en gemensam verklighet och det är då vi frigör en enorm kraft, säger Janne Carlsson.

Med tre enkla ingredienser har Carlsson och Tropé byggt en bomb. Genom att blanda det inre och det yttre, och tillsätta en dos verklighet har de skapat resultat som går att mäta och är synliga. Boken är full av exempel på hur företag har ökat sin omsättning, antalet nya idéer eller hur man fått ut fler personer i egenförsörjning.

Termen som Carlsson och Tropé använder är EOR, extraordinärt resultat.

– Jag vill åstadkomma resultat, men också få människor att utforska sin fulla potential. Jag hade aldrig varit i närheten av att se så starka krafter. Ett program som fokuserar på att skapa resultat skapar större inre utveckling än de världsledande program som enbart fokuserar på inre utveckling, säger Janne Carlsson.

– Vi får resultat i den yttre världen som jag bara kunnat identifiera tidigare men aldrig kunnat realisera. Teorin stämmer. Verkligheten är bättre än boken, säger han.

De möttes första gången år 2008 då Maxi Tropé fick uppdraget av en nordisk koncern vars ledarprogram hade stoppats. Efter deltagarnas påtryckningar hade programmet avbrutits medan det pågick, vilket är ytterst ovanligt.

Maxi Tropés jobb blev att hantera den förtroendekonflikt som företagets HR-avdelning hade försatts i på grund av detta.

Det var här han drabbades av insikten att så många av de utvecklingsinsatser som görs för chefer inte märks i vare sig det dagliga arbetet eller i resultatet. Verksamhetsnyttan lyste med sin frånvaro.

– Alla var jätteglada över programmen, alla lämnade bra utvärderingar, men det syntes inte ett spår av dem i verksamheten, säger han.

När Maxi Tropés arbete var avslutat åkte han hem till sig. Efter tre dagar hörde uppdragsgivaren av sig igen och tyckte att han skulle träffa företaget Lime, som också hade gjort ett bra jobb för samma kund.

Det bolaget hade nämligen inte lyckats hitta någon som sa sig kunna leverera ett ledarutvecklingsprogram som både var individ- och verksamhetsutvecklande.

Nu ville de undersöka möjligheterna att själva skapa det programmet och tillsammans med partners som de litade på. Kanske kunde Maxi och Lime utforska möjligheterna?

Men det var knappast fråga om kärlek vid första ögonkastet.

Janne Carlsson skrattar och påpekar att Maxi inte ville gå, utan valde att skicka en kollega istället. Maxi Tropé bekräftar.

– Jag var inte så intresserad av att träffa en massa professorer från Linköpings universitet. I mitt bolag hade jag en psykolog, jag tyckte att han var den mest fyrkantiga av alla. Jag skickade honom och tänkte ’om han överlever så kan vi börja titta på det’, säger han.

Psykologen fann Lime ”konstiga, men intressanta”. De bestämde sig för att samarbeta.

– Det var ett möte som även för oss personligen var något vi var tvungna att hantera. Vi står för helt olika logiker, säger Maxi Tropé.

– Den stora utmaningen för mig är att behandla alla mänskliga reaktioner. Den yttre världen är ju given, säger Janne Carlsson.

De modeller som de tog fram, vilka idag utgör företagets grund och bokens kärna, togs fram för att Maxi Tropé och Janne Carlsson överhuvudtaget skulle kunna förstå vad de pratade om.

– I Janne mötte jag någon som var så fullständigt annorlunda mig själv. Det blev också en utvecklingsresa, jag var tvungen att förstå världen på ett annat sätt för att vi skulle kunna närma oss varandra. Vi är så fullständigt olika i vårt sätt att se världen samtidigt som vi delade vi ett intresse för resultat och för människan, säger Maxi Tropé.

Tiden som gått sedan dess har bestått av fyra års experimenterande och två års formulerande. Kunder har mötts och utvecklats, bok har skrivits.

Efter två år och två program stod det klart att Janne Carlsson och Maxi Tropé enbart ville jobba med de här frågorna. För fyra år sedan lämnade de sina respektive bolag.

Bokens undertitel – Chefs- och ledningsutveckling på riktigt – kan såklart upplevas som en provokation. Är inte all förändring på riktigt? Vem ägnar sig åt förändringsarbete som inte leder till förändring?

Många, menar bokens författare. Allt för många chefer gör saker, ordnar aktiviteter, men vill samtidigt inte på riktigt påverka systemet. De hoppas att det räcker med den symboliska handlingen för att röra om i grytan så mycket att det ska sätta långsiktiga spår.

– Många ledarskapsaktiviteter är som tivolin. Man kan köpa upplevelsebaserade resor. Det är en flykt. Man åker berg- och dalbana och får en kick. Man äter sockervadd och så åker man hem igen, säger Janne Carlsson.

Men förändring sker inte av sig själv. Utan att blanda in verkligheten kommer aktiviteten inte att leverera något verksamhetsresultat – eller någon verklig förändring. Det blir inte på riktigt.

– Jag ser företag och organisationer gå under, de är ineffektiva organisationer med människor som inte mår bra. De effektiva företagen som är rörliga, det är där människor mår bra. Så det går hand i hand, säger Janne Carlsson.

De två kom fram till att det var dags att stänga tivolit. Den inställningen skrämde till en början bort en del kunder. Janne Carlsson och Maxi Tropé knackade inte försynt på dörren utan stormade in.

– Ett tag var vi inte kloka. Vi kunde komma in på möten och säga ’Det ni kommer att köpa är kaos och hårt arbete och ni får betala jävligt mycket för det, men vi vet att det levererar resultat’, säger Janne Carlsson. En koncern-HR-chef sa ”Ni har säkert rätt, men det här är alldeles för farligt för mig, jag kommer aldrig under några omständigheter att skriva under på det här”.

– Vi har lärt oss kommunicera med kunden sedan dess, säger Maxi Tropé.

Det största misstaget de gjorde beskrivs i boken.

– Det var när vi släppte på verkligheten för hårt, det blev för skarpt för snabbt. Cheferna var inte mogna för det. När man släpper loss de inre drivkrafterna och de möter de yttre strukturerna, det är som en atombomb, säger Janne Carlsson.

– Det här provocerar systemet. Människor ska ta med en faktisk verklighet i programmet. Det finns ingenstans att fly. Dörrarna stängs. Vi gör det inte lättare för kunden, säger han.

Termen verkligheten är vanligt förekommande i Janne Carlssons och Maxi Tropés vokabulär.

Den är detsamma som den dåliga relationen, den felaktiga kalkylen, det bristande ledarskapet eller avsaknaden av kompetens. Allt det där som är jobbigt att erkänna. Att blottlägga svagheter och felaktiga beslut är avgörande, men kräver mod.

– Många organisationer lever i någon sorts självbedrägeri. Många har samma organisation som när de startade för tio femton år sedan. De har målat om lite, de har skruvat lite, men i grunden har de inte utvecklats, säger Janne Carlsson.

De har sett organisationer som visat sig ha potential som är tio gånger större än vad de själva har räknat med. Som har en produktionsapparat som är långt mer ineffektiv än den själv vill inse.

– När sådant blir synligt blir det kraftfullt. Ingen vill kännas vid det, att ledningsgruppen är på låtsas, säger Maxi Tropé.

Med verkligheten på bordet blir det svårt att gömma sig.

– Vi lärde oss vilken verklighet och i vilken takt vi skulle presentera den. Ibland är det yttre budskapet väldigt konfronterade och jobbigt. Då händer det saker lite för skarpt. Då blir det inte produktivt. Väl och rätt hanterat ger det människor förutsättningar att ta ansvar för sin egen situation, säger Maxi Tropé.

Han liknar en person vid ett provrör. Det går bara hälla i det en viss mängd verklighet, sedan rinner det över.

– Vi kan bygga en container som tål mycket mer verklighet. Men vi har lärt oss att vi inte kan börja i ytterligheterna. Vi vet att vår container håller för kraften, men sedan är det inte säkert att den håller för just den här kraften. Det har vi lärt oss, säger han.

Janne Carlsson har varit med om att mer eller mindre bli utkastad när han har lagt fram bevis för hur effektivisering skulle kunna göras.

– Många skriker efter mer resurser, men det är inte resurser som behövs, det är bättre system och bättre processer, säger han.

Inte ens under de senaste åren, då den ekonomiska krisen har tvingat fram många akutåtgärder och då ordet förändring varit på allas läppar, inte ens då har förändringen varit på riktigt, menar författarna.

– De flesta är bekväma. Det har funnits för mycket resurser i organisationen. Det har funnits så mycket fett i vår organisation. När det har behövts organiseras har man utan större kunskap kunnat ta bort verksamhet med en osthyvel. Men nu börjar organisationerna bli så slimmade, nu kan vi inte använda de gamla verktygen längre. De är verkningslösa. Det saknas inte bara pengar, vi saknar folk, säger Janne Carlsson.

– De flesta organisationer är så bekväma att de inte gör förändring förrän det är nödvändigt på riktigt, då är det akut. Och då tar man fram akuta sparprogram. Man bryter sönder organisationer, då får man inte säkert effekt. Man gör inte det man kan göra. Till slut kliver verkligheten in i rummet. Då är den brutal, då ska det skäras, skäras, skäras. Det blir inte genuin utveckling då heller, säger han.

Att se vikten av det inre och det yttre, det mjuka och det hårda, är inte så svårt. Det kräver möjligen mod.

– Att vi finns idag beror på att några chefer inom företaget valde att testa. Vi kom inte från universitetet och sa ’så här är det’. Vi är resultatet av att en organisation hade den ambitionen, ’vi måste jobba med både och’, säger Maxi Tropé.

Boxningsringen är en omodern liknelse över hur mötet mellan det inre och det yttre bör se ut. Men frågan är hur vi skapar möten utifrån det förhållningssätt som Maxi Tropé och Janne Carlsson beskriver i boken. Hur får vi det inre och yttre att ge uttryck i ett möte där även den så kallade verkligheten är närvarande?

Kort sagt: Kan vi blanda den där bomben hemma, i våra egna möten?

Maxi Tropé konstaterar att de som är bäst rustade för det moderna samhället är de som klarar av att jacka ur, och istället helt och hållet fokusera på det vi har framför oss. De allra flesta av oss gör inte det.

– I den här uppkopplade världen är vi till 25 procent i förra mötet, 50 procent här och 25 procent i nästa. Därför måste vi säkerställa att alla vet varför de befinner sig på ett möte och varför, men även hur. Vi ignorerar de signaler som säger att ett möte som inte är viktigt inte heller är effektivt, säger han.

– Om hälften av gänget inte upplever det som meningsfullt, om de sitter med sina mobiler eller är bara okoncentrerade, då behöver man synliggöra det. Om något hindrar ett möte från att vara effektivt är det legitimt att plocka upp, säger Maxi Tropé.

Se där, ännu en verklighet som är hotfull men nödvändig att ta tag i: möten som saknar mening.

När deltagarna känner att de inte blir lyssnade på, att deras åsikter inte kommer till användning och att den där konsensusandan bara är ett spel för galleriet, det är då koncentrationen tappas, det är då mötesdeltagarna förbereder flyktvägar (”Jag kan bara vara med en halvtimme”) eller rent av uteblir.

Eller – som Janne Carlsson uttrycker det – då sitter man och väntar på den goda middagen och den roliga föredragshållaren.

– Det har jag aldrig förstått. Jag trodde att delaktighet var att man var påverkad av någon sorts rörelse eller riktning, säger Maxi Tropé. Om man däremot upplever att det som mötet syftade till fullföljs, då får man en jäkla kick. Ett sådant möte vill man gå på igen.

När de träffar en grupp människor, inte sällan en ledningsgrupp, börjar de med att skapa relationer inom gruppen, att utsätta gruppen för en simulerad verklighet.

Syftet är att skapa tillit och en öppenhet som gör det möjligt för deltagarna att kunna prata om vad det är i verksamheten som inte fungerar. För att komma dit måste de först reda ut relationerna och klargöra vilka de olika individerna är.

– Jag upplever oftast att människor som är kompetenta väljer att inte vara öppna fullt ut för att de är osäkra på hur de ska hantera konsekvenserna. Så säger de att de är osäkra på att mottagaren är kapabel att hantera verkligheten. Men det är en förklaring som inte är hållbar. I själva verket är man inte kapabel att hantera den emotionella reaktionen på den yttre eller objektiva sanningen som man försöker förmedla, säger Maxi Tropé.

Vissa grupper är starka i det yttre medan andra är det i det inre. En ledningsgrupp föredrar kanske det yttre medan en grupp från socialförvaltningen känner sig mer bekväm med det inre.

För att de båda synsätten ska ta sig fram ur sina ringhörnor gäller det att addera den del som de normalt sett inte är starka i.

– Om det är en socialförvaltning som ska träffas vill de inget hellre än att gegga omkring i den inre världen. Då måste de sättas in i en yttre värld. Då får man vända på det. Då får man skapa en miljö som rymmer den yttre världen, säger Maxi Tropé.

Som mötesledare måste Maxi Tropé och Janne Carlsson vara lyhörda.

– Det händer på millisekunden att det skiftar. Det händer här i mötet, här och nu, inte om en minut, säger Maxi Tropé.

– Det är klart att det blir reaktioner när man ska bryta upp från något och nyorientera sig. Vissa blir trötta, andra blir utåtagerande, vissa börjar gapa och skrika, andra börjar prata i mobiltelefon, säger han.

I det traditionella utvecklingsprogrammet finns oftast inte dynamiken att hantera den typen av reaktioner. Kanske ligger styrkan i deras metod i att de själva utmanas hela tiden, som coacher och som mötesledare. Janne Carlsson säger sig vara den som utmanas mest av de två.

– Vi yttre experter är vana vid att kunna läsa på, ta fram en presentation om hur verkligheten ser ut och så lägger vi fram en rapport. Att gå live här och nu för en yttre expert är en utmaning. Som forskare och expert ska man ju ha svar på frågorna att våga lita på känslan och våga lägga fram det som en hypotes utan att veta exakt, säger han.

Men han har insett att förnuft och känsla faktiskt ofta går hand i hand.

– Det fantastiska är att känslan till 99 procent överensstämmer med det som jag sedan kan belägga i forskning.

Mötet är det viktigaste verktyget för Maxi Tropé och Janne Carlsson i sin verksamhet. Det enda, faktiskt.

– Det enda vi gör är att vi konstruerar möten utifrån en verklighet som får möta det yttre och det inre. Det är där det händer, säger Janne Carlsson.

– Möten är det enda verktyget vi har för att jobba. Vi tittar på verkligheten och så speglar vi den utifrån de kunskaper vi har, till det inre och det yttre. Vi agerar inte. Vi gör ju ingenting själva. Vi talar inte om för dem hur de ska göra, vi ställer bara frågor. Och så tillhandahåller vi möten i en viss struktur, säger han.

På frågan när boken ”Mötets fulla potential” kommer rycker Janne Carlsson till.

– Det är ju spännande! Jag har aldrig tidigare sett att vi har varit i mötesindustrin. Men det måste ju bli del tre av vår bok. Du får gärna skriva att den kommer.