Meetings No 41
Ledare
Så många möjligheter
You've got to be there!
Cover Story
Röster om Stockholm Waterfront
Mötesplats 2.0
Psykologiska Mötesplatser
Möten är en dynamisk kraftkälla
Hans Gordon om att det är lättare att förändra individer som utgör en grupp.
Mutschlechner
Möten är inte turism
Vi måste ha mer fokus på delegatens upplevelse.
Robin Sharma
The 8 Faces of Exceptionally Creative Leaders
We all can provoke impact and influence if we Lead Without a Title.
Sociala Medier
Skapa uppmärksamhet
med Sociala Medier!
Radar
Meetings@TUR
Närmare en mötes­industrivecka
Hjärnkoll
Det är Oxytocin bra på
En intervju med Robin Teigland.
Roger Kellerman
Inspiration, omvärldsanalys, vänskap och mer
Tack ska ni ha!
platsannonser
Vi söker Event Sales Manager
till 
CWT MEETINGS & EVENTS
nyheter
hotellnytt
Egencia presenterar
de 100 bästa affärsresehotellen 2019 – Sex svenska hotell med på topplistan.
nytt jobb
Patric Sjöberg
lämnar Stockholmsmässan i maj 2019.
globalt nätverk
Göteborg
vill bli Sveriges första Unesco City of Literature.
mötesakademin
Spännande samarbete
Mellan Vår Gård och House of Sparks.
hotellnytt
Passion Manager Sophia Allerth
förverkligar Stordalens kultur på Stockholms största hotell.
forskning skapar möten
110 miljoner
till biologiska läkemedel.
ökad hållbarhet
Uniaden:
Resan mot ännu ett miljömärkt event.
flygindustrin
Världens säkraste flygbolag
2019 utsedda.
hotellnytt
Fem arkitektkontor tävlar
om att gestalta Svenska Mässans fjärde torn.
Strategi
Nederländska Kongress & Turistbyrån
stänger sitt kontor i Stockholm.
Länkar
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Christian Mutschlechner: Möten är inte turism

Christian Mutschlechner är en av den internationella mötesindustrins främsta företrädare. I fjol valdes han till årets personlighet, en i raden av många utmärkelser han fått. Sedan snart tjugo år är han vd för Vienna Convention Bureau som sex år i rad har toppat organisationen ICCAs statistik som världens mest framgångsrika mötesdestination.

– Jag älskar att höra att det öppnar nya convention bureaus och att nya arenor invigs. Det innebär att vår industri växer och därmed stödjer visionen att mötesindustrin är nyckeln till att fortsätta gynna mänsklig utveckling.

Vilken är hemligheten bakom Wiens framgångar?

– Det finns ingen. Självklart är det utmärkt med ett starkt varumärke, bra med 345 museer där flera räknas till världens bästa, men inga museer vinner några kongresser och i slutänden inte heller varumärket. De viktigaste verktygen är hur man gör sin marknadsbearbetning och på vilket sätt man genomför den.

– Även med ryggen mot väggen måste man hitta hål där man kommer åt kongressen. Vi måste vara bättre än andra. Hela vår organisation på elva personer är ute på marknaden och säljer Wien. En stabil medarbetarorganisation är också avgörande för vår framgång. Vi delar alla framgångar med varandra och är stolta över vad vi åstadkommer tillsammans.

På kontoret är den genomsnittliga anställningstiden just nu åtta och ett halvt år. Christian Mutschlechner förklarar att på så vis upprätthålls de långa relationer alla medarbetare skapat på den internationella marknaden. Relationerna är otroligt betydelsefulla för deras framgång och skapar tillit för hela organisationen som blir ett center för förtroenden vilka i sin tur förvaltas väl.

– Kunden är alltid viktigast för oss. ”If you turn your face to your boss, you turn your ass to the client, and that can’t happen.” När det gäller affärer är jag inte finare än någon annan i vår organisation. Mitt telefonnummer ingår också bland de som svarar i telefon. Ingen som ringer ska behöva vänta mer än tre signaler. Den av oss som kan tar emot samtalet.

När det är aktuellt att anställa en ny medarbetare är det Christian Mutschlechner som förhandsgranskar och plockar ut vilka som kallas till en intervju. Den första intervjun genomför han själv. I nästa omgång är det två av de äldre medarbetarna som sköter utfrågningen.

– Samtalet utförs helt på engelska och utan någon förvarning. Det är ett överraskande inslag som kan vara bra att föra in tidigt i processen. Eftersom det är tio kvinnor på elva tjänster är det viktigt att kvinnorna har olika personligheter, men även är i varierande åldrar. Som det är idag representerar deras åldrar tre generationer. Därutöver är hälften av dem kreativa medan de andra fem är genomförare. Blandningen är avgörande för det goda resultatet.

I framgångsreceptet ingår också ett genomtänkt utbildningsprogram som omfattar alla anställda och löper över flera år. Första året för man vara med på European Cities Marketings utbildningsvecka. År två ingår deltagande i ICCAs Research and Marketing-möte någonstans i Europa. Tredje året är man med på Young Leaders Forum, och året därpå är det dags för IAPCOs PCO-utbildning samt att delta i en ICCA-kongress och kanske även i MPIs Europakongress. Därefter blir det mer seniora utbildnings- och nätverksmöjligheter som exempelvis den kommande nya IAPCO-utbildningen. I år deltog sex av medarbetarna i ICCAs kongress i indiska Hyderabad, nästa år är samtliga elva anställda med när kongressen genomförs i Leipzig.

Du är en av de internationella ledarna i mötesindustrin som påstår att mötesindustrin inte är en del av turismen. Vad menar du?

– Det är först under de senaste åren som mötesindustrin har börjat agera internationellt. Idag vet branschorganisationer som till exempel ICCA, MPI, IAPCO, AIPC, SITE och ECM att möten generellt är att betrakta som delar av vad som allt oftare kallas kunskapsindustrin. Det kan gälla en vetenskaplig kongress, en industrimässa med seminarier eller ett företagsevenemang, men det kan även handla om utbildning, nätverk, möjligheter att hitta nya forskningsvägar, de är ofta betydelsefulla anledningar för att överhuvudtaget träffas. Det finns ett turistiskt samband eftersom deltagarna behöver sova på hotell, resa till mötet och äta på samma restauranger som vanliga turister. Det är därför vi i många decennier hört att företrädare för turism hävdat att också mötesindustrin är en del av den turismen. Men nu förändras parametrarna och flera nyckelpersoner i mötesindustrin stödjer och argumenterar för att vi är en industri med egna rättigheter.

Varför bör politiker inse kongressers betydelse för ett lands ekonomi och utveckling?

– De måste förstå vad som händer under ett möte, varför ett möte anordnas. Det är inte bara ekonomiministern eller den minister som ansvarar för turism som måste inse sambanden. Titta på utbildnings- och/eller forskningsministern för utbildning och vetenskap. Den personen borde inse att kongresser utvecklar individer, företag och organisationer och inte minst samhällen.

Var i världen ser du exempel på politiskt uppvaknande?

– Jag vill inte nämna specifika länder eller städer, men under de senaste åren har mötesindustrin lyckats få ut sitt budskap till politiker på alla nivåer i allt fler länder globalt. Så var det inte för tio år sedan. Det låter kanske som en långsam utveckling, men att skapa en högre medvetenhet om mötesindustrins värde är en lång process som kräver mer lobbying än vad som sker idag.

Vilka länder tänker strategiskt?

– Ett mycket bra exempel är Australien. I början av 1990-talet fanns det en känsla på marknaden att de var på väg att bli världens ledande mötesland. Det fanns en uttalad framgångsstrategi man var överens om från regeringen och rakt ned till de viktigaste mötesstäderna på marknaden. Vi från Wien och Österrike kände en mycket stark konkurrens på världsmarknaden. Vi fick intrycket att Australien, från regeringen ända ned till starka, enskilda spelare, med gemensamma krafter var på väg att skapa någonting som vi dittills aldrig hade sett på marknaden. Australien skulle bli nummer ett.

Vienna Convention Bureau ses av många som den främsta CVBn i världen. Var får ni inspiration ifrån?

– Det är ett tvåvägssystem. Många människor kommer till oss eller så reser vi till andra platser för att prata om hur vi arbetar, vår filosofi etcetera. Vi lär vi oss ständigt av nya destinationer och convention bureaus hur de ser på marknaden och tacklar sina problem. Utbyte med människor som arbetar i olika organisationer inspirerar oss också. Jag har aldrig gjort en resa eller varit på en föreläsning någonstans i världen som inte gett mig en ny idé eller stimulerar mig på något sätt.

Vad händer med utvecklingen av CVBs i Europa?

– Ett större antal städer skapar convention bureaus. Många människor och organisationer upptäcker att mötesindustrin är en marknad för destinationer. Vissa städer kan redan från starten arbeta internationellt, medan andra måste bygga bättre infrastruktur, höja sin servicenivå avsevärt, bli mer exportmogna och lära sig vad marknadsföring i mötesindustrin är för någonting. I vissa länder kan nationella möten rent av vara större än internationella möten.

Vilka är de snabbast växande marknaderna?

– Vi pratar inte om nya marknader ens när vi diskuterar Kina, Indien och Brasilien. Upplevelsen av en convention bureau på dessa marknader är något annorlunda än hur det fungerar i Europa när det gäller hur man arbetar med sina kunder. Det är självklart nödvändigt för oss att veta hur kunder från de här marknaderna uppträder, arbetar och vad de förväntar sig av oss utifrån deras egna kunskaper från sina respektive hemländer.

Med allt större städer uppstår fler logistikproblem. Det finns inte tillräckligt många hotellrum eller så är CVBn och Destination Management Company, DMCn, inte tillräckligt professionella. Vilka är destinationernas stora utmaning?

– De måste hitta en klar och tydlig position på marknaden. Ibland får man intrycket av att vissa destinationer startar en CVB utan att ha den politiska makten med sig. De kör ett race som handlar om att försöka ta en del av kongresskakan utan någon egentlig strategi, mål eller mening. Men mötesmarknaden är så mycket mer än bara infrastruktur. Kunderna behöver permanent inspiration och ett lika konstant ökat lärande. En CVB kan överföra en köpares viktiga erfarenheter till andra kunder som behöver hjälp. Då blir man en eftersökt facilitator för kunskap. Den rollen kan spelas av vem som helst på leverantörssidan så länge du ser fram emot och kan föreställa dig i vilken riktning marknaden utvecklas.

Var genomförs stora kongresser/företagsevenemang i framtiden? Vilka blir de destinationernas fördelar?

– Internationella kongresser och företagsevenemang stannar i allt högre utsträckning på den egna kontinenten. Den intressanta situationen är att vi under de senaste åren upplever en stark tillväxt hos de främsta europeiska kongressorganisationerna när det gäller deras möten och events. De lyckades med sina möten att bli standard i respektive vetenskapsområde. I företagsvärlden talar vi mer om globala events, men det finns också en trend att regionalisera. Inget är skrivet i sten och vad som är sant idag kan vara fel i morgon, det är den fascinerande delen av historien.

Förlorar Europa sitt försprång när det gäller kongresser? Blir designade arenor viktigare än mötets innehåll?

– Personligen anser jag att Europa inte går miste om någonting, vi har haft en fördel under de senaste trettio åren. Bristen på infrastruktur i många länder/regioner i världen gav oss det försprånget. Det skapade en obalanserad marknad. Idag har många länder byggt, om inte ikapp oss, så i varje fall närmat sig vår standard och skapat en betydligt mer balanserad marknad. Om du tittar på den medicinska världen är de fantastiska kongressanläggningar som var populära för fem år sedan redan passé eftersom medicinföretagen har nya etiska regler att arbeta efter. Kanske har vi bara sett början på den här förändringen. Jag ser en tydlig tendens från delegaternas perspektiv att innehållet prioriteras allt mer. Hur innehållet hanteras, presenteras och genomförs blir avgörande i framtiden.

Vad betyder Meeting Architecture-processen?

– Nya metoder och verktyg från andra vetenskapsområden. Nu är det dags att på allvar tänka igenom på vad som händer under ett tre, fyradagars möte eller en kongress. Hur utvecklar vi delegaternas personliga möjligheter? Det är den springande frågan. I slutet av dagen är det alltid kongressdeltagaren, eller den personens organisation/företag, som ska betala fakturan. Är mötet inte så bra som utlovats betalar deltagaren inte räkningen.

Hur delar du med dig av dina kunskaper till yngre personer?

– Jag är lärare på tre olika utbildningar i Wien som handlar om mötesindustrin, jag undervisar regelbundet i ECMs sommarskola och vid det årliga Researcher meeting som ICCA har. Det är min personliga filosofi, du kan också kalla det förhållningssätt, att ge tillbaka till de yngre. När jag var ny i mötesindustrin var det svårt att hitta någon person som stod för kunskapsutbyte, någon jag kunde fråga för att försöka förstå hur saker hängde ihop. Jag vill öppna mina kunskapskanaler och dela med mig av mina erfarenheter och idéer.

Hur viktiga är nätverken?

– De är själva nyckeln. Exempelvis ICCA är ett nätverk som skapar utmärkta möjligheter och så många av mina medarbetare som möjligt är med på ICCAs olika kongresser och utvecklingsevenemang. Detsamma gäller förstås för MPI. Förr eller senare måste vi förmodligen ta ekonomiska hänsyn till hur framtiden ser ut för oss och de här organisationerna. Men jag är fast övertygad om att en CVB bara kan bli framgångsrik om medarbetarna är ute i världen på de marknader där kunderna finns och är aktiva i mötesindustrins olika nätverk.

Har CVBn någon framtid?

– Ja, men bara på orter där de stått och står för en klar affärsnytta i sitt dagliga arbete. I en ideal situation är det den lokala mötesindustrin som är nyckeln till att skapa en professionell CVB, och vara både ”ledare” och politisk-ekonomisk plattform gentemot kunderna. Framöver måste CVBs arbeta ännu mer professionellt och samtidigt ha ett kommersiellt tänkande – det viktiga ordet här är tänkande – än den privata sektorn. Jag ser CVBs på en annan nivå men under samma ”utvecklingstryck” som kongresshotell och -centers.

Hur betydelsefullt är ICCAs möjligheter i sammanhanget?

– Det är en självklarhet att alla convention bureaus ska vara medlemmar i ICCA. I Österrike är alla CVBs medlemmar. När man startar en CVB ska man komma ihåg att det finns tillräckligt många lokala möten i ICCAs databas som motiverar medlemskapet. Men det händer att nystartade CVBs får rådet att det inte är nödvändigt att gå med i organisationen. Säger någon så, och rent av är ICCA-medlem själv, då ska den nystartade CVBn bli medlem omedelbart.

Vilken betydelse har sociala medier?

– Först och främst tror jag att det kommer nya verktyg på marknaden, och att det även blir ett ömsesidigt utvecklingsarbete över gränserna mellan olika verktyg. Det väsentliga är att utvärdera och fortsätta utveckla varje verktyg. Och att analysera. Vad är fördelaktigt för mötet och kommunikationen med deltagarna och vad de verkligen använder? Det gäller förstås inte bara fysiskt närvarande personer utan också virtuella deltagare. Ibland har vi en rationell förklaring, men där praktisk livserfarenhet säger oss något annorlunda. Vi måste befinna oss på en konstant lärande resa.

Ser du några tecken på att studenter och deras idéer förändrar mötesindustrin?

– Definitivt. Därför tycker jag att det är oerhört stimulerande och spännande att undervisa, så mycket tiden nu tillåter. Utbytet med unga människor inspirerar mig mycket. Många studenter har nya, fräscha sätt att utveckla sin omgivning. Särskilt ska vi observera hur de använder sig av all ny teknik som introducerats de senaste fem, tio åren. Vi får inte heller glömma att om tio, tjugo år är dagens studenter de mötesdeltagare vi arbetar för.

Hur påverkar XYZ-generationerna mötesindustrin?

– Alla moderna medier vi använder eller är tillgängliga förs in i mötesindustrin av ungdomar. Fördelen med att de är unga gör att de analyserar mer och väger in för- och nackdelar. De tänker inte för mycket när de använder nya kanaler, de bara använder dem. Det tillvägagångssättet när det gäller nya verktyg ska vi som är längre upp på ålderstrappan försöka lära oss av. Vi måste tillägna oss mer kunskap av de yngre generationerna.

Varifrån får du inspiration, idéer, nyheter och ny kunskap?

– Jag tror att min inspiration framför allt kommer från flera nyckelpersoner inom mötesindustrin i ett globalt perspektiv. Tillsammans med dem har jag byggt mitt eget personliga nätverk genom åren och jag har identifierat de som är tänker i andra banor än i färdiga boxar. Jag utbyter kanske också mest idéer med våra kunder, som inte alltid är kunder till just Vienna Convention Bureau, men där vi har en gemensam uppgift att diskutera och utforma framtiden som den gemensamma grunden för vårt utbyte. Men det handlar också om att få inspiration utanför mötesindustrin genom böcker, teater, konserter etcetera. Inom kulturen hittar jag en stor värld av inspiration. Jag har också en 15-årig son som ger mig all information jag behöver om ung musik, hur skulle jag annars få den till mig?

I ett internationellt perspektiv, var befinner sig mötesindustrin år 2020?

­– Jag tror å ena sidan att det är en konstant läroprocess, särskilt inom den tekniska utvecklingen, men även hur vi kan fortsätta utveckla den personliga delegatens erfarenhet och resultat av mötet ytterligare. Vi är inne i en ny utvecklingsfas och jag tror att vår industri, som omfattar både leverantörer och kunder, ser annorlunda ut. Vi kan redan se spän­nande tecken i horisonten. Fokus i framtiden blir delegatens upplevelse när hon/han deltar i ett möte. Att faktiskt få vara med på ett internationellt möte blir en fantastisk förmån.

– Mötesindustrin är en ung industri som utvecklas och förändras på daglig basis. Det handlar om människor, nya kulturer, att vara nyfiken och upptäcka möjligheter. Under ett möte kan israeler och palestinier, amerikaner och irakier vara med och utveckla varandra, även om de utanför samma lokal slutar att prata med varandra. Det är fascinerande att se när delegater träffas, hur de skapar egna grupper där alla är på samma nivå diskussionsmässigt och där deras enda fokus är respektive vetenskapsområde. Mötet skapar en egen värld där alla är jämlikar.