Meetings No 38
Ledare
Kring lägerelden
Atti Soenarso ser möjligheterna.
Cover Story
Eva Forsberg Schinkler
Styrkebaserat tänkande ger resultat
Radar
Världens främsta mötesplats
för kvinnlig idrott
Psykologiska Mötesplatser
Terapeutiska mötens betydelse
Omvärldsanalys
Jens Lanvin
En studie av mötets roll
Per Hörberg
Att vara rik ger hälsa
först när andra mår bra
Hjärnkoll
Torkel Klingberg
Kognitiva gym
MPI
Vad vi har gjort
och vad vi har framför oss
Roger Kellerman
Uttalad affärsnytta skapar
förutsättning för bra nätverk
platsannonser
Vi söker Event Sales Manager
till 
CWT MEETINGS & EVENTS
nyheter
hotellnytt
Egencia presenterar
de 100 bästa affärsresehotellen 2019 – Sex svenska hotell med på topplistan.
nytt jobb
Patric Sjöberg
lämnar Stockholmsmässan i maj 2019.
globalt nätverk
Göteborg
vill bli Sveriges första Unesco City of Literature.
mötesakademin
Spännande samarbete
Mellan Vår Gård och House of Sparks.
hotellnytt
Passion Manager Sophia Allerth
förverkligar Stordalens kultur på Stockholms största hotell.
forskning skapar möten
110 miljoner
till biologiska läkemedel.
ökad hållbarhet
Uniaden:
Resan mot ännu ett miljömärkt event.
flygindustrin
Världens säkraste flygbolag
2019 utsedda.
hotellnytt
Fem arkitektkontor tävlar
om att gestalta Svenska Mässans fjärde torn.
Strategi
Nederländska Kongress & Turistbyrån
stänger sitt kontor i Stockholm.
Länkar
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Jens Lanvin: En studie av mötets roll

– Studien visar att mötesindustrin står inför stora utmaningar när det gäller framtidens affärsmodeller. Branschen domineras också av otidsenligt industriellt tänkande och teknik som inte alltid utgår från människors behov. Lägg till det en generationseffekt. På den positiva sidan: Svenska folket gav oss fem nyckelord som vi kan använda för att bedöma ett perfekt möte. Det är jag extra nöjd med, säger Jens Lanvin, strategic director och omvärldsanalytiker hos Bodén & Co.

”En studie av mötets roll i människors liv” är den första genomarbetade undersökning som gjorts i svensk mötesindustri av mötet som fenomen. Studien, som primärt har Sverige som målgrupp, har bekostats av Stockholmsmässan, Stockholm Visitors Board och Bodén & Co. Den har tagit ungefär ett år att genomföra för en grupp på sex personer.

– Vi har samlat in data lokalt och globalt, gjort expertintervjuer i tolv internationella städer och genomfört en kvantitativ studie med ett riksrepresentativt urval. Det är väldigt svårt att definiera vilken roll mötet generellt har i människors liv. På samma sätt som det är svårt att definiera exempelvis kärlek, döden och livet. Det hade jag inte väntat mig. Jag trodde man skulle komma fram till en tydlig, definierbar bild av mötet.

Svårigheten att enas om en – eller några – definitioner av mötets roll får en del konsekvenser för mötesindustrin. Det är svårt att fastställa hur ett bra möte ska vara när alla har en egen bild av hur ett bra möte bör vara.

– Det här är en utmaning för mötesindustrin som är väldigt glad i färdigförpackade metoder, att skapa en modell för det perfekta mötet. Det är många konsulter i världen som åker omkring och tycker att deras metod på 3K, 4P eller 8S är det perfekta sättet att genomföra möten.

– Jag har också blivit medveten om att mötet inte förändras så ofta. Det är inte snabbrörligt i jämförelse med hur vi läser tidningar, lyssnar på radio eller tittar på tv; där är vi snabbrörliga. Vi har bytt tjock-tv mot platt-tv, video mot dvd och nu ska vi ladda hem. Vi får ny teknik ungefär var sjätte, sjunde år.

Men det djupt mänskliga fysiska mötet som motsvarar den första nivån i Maslows behovstrappa har inte förändrats.

– Människor träffas – vi fortplantar oss – och detta beteende ligger till grund för hur vi genomför möten på andra nivåer. Det är grundläggande behov i våra liv och förklarar varför det inte sker några drastiska förändringar i våra beteenden.

Jens Lanvin poängterar att framtidsstudier, enligt det synsätt som han och de andra i gruppen företräder, inte går ut på att ge en så-här-blir-det-bild utan att poängtera osäkerheter, konflikter och vilka val det är man kan behöva ta ställning till.

– Att säga att så här är det – är omöjligt.

I undersökningen slår de fast att förebilden för dagens möten har hämtats från industrisamhället och T-forden. Normen är struktur och effektivitet.

– Vi har applicerat hela det industriella tänket på hur möten ska genomföras. Men när vi skapar privata möten, gör vi det på ett helt annat sätt. Vi funderar på vad gästerna tycker om, hur vi ska sitta, vilken belysning vi ska ha, när de ska komma och vad vi ska vi prata om. Vi gör det utan mallar, planer och effektivitetskrav. Vi skapar fantastiska möten i privatlivet – och vi har förvärvat kompetens genom åren för att skapa dem. Det är ett perfekt exempel på engagemang och struktur.

– Våra privata möten handlar väldigt lite om struktur och effektivitet, men de blir trots det väldigt strukturerade och effektiva. Det kanske beror på att våra privata möten har ett extra värde. Och här ligger mycket av framtiden – engagemang och process.

Jens Lanvin definierar struktur som ordning och reda, agenda, tider, vem gör vad och så vidare. Han konstaterar att alla som arbetar med möten blev duktiga på struktur och effektivitet, men vi har tappat det vi är bra på privat: det naturliga engagemanget och processen.

– Vad ska vi prata om inte hur. De som arrangerar framtidens möten kombinerar struktur och effektivitet med engagemang och process. Visst, vi kanske inte har levande ljus på varje måndagsmöte, men det går åt det hållet.

– Det skulle förvåna oss som gjort studien, om inte utvecklingen går i den här riktningen.

Jens Lanvin känner sig nöjd med att de har lyckats identifiera fem nyckelord i den kvantitativa delen av undersökningen, nyckelord vilka kan användas för att bedöma ett perfekt möte. Eftersom möten inte är snabbrörliga anser han att de håller ett tag.

– Oavsett i vilken kanal mötet sker måste det innehålla vissa värden för att motsvara deltagarnas krav. Svenskar anser att ett möte är perfekt när de känner förtroende, förståelse, engagemang, trygghet och spontanitet.

– Mötesindustrin kan använda dessa fem värdeord för att mäta effekterna av små och stora möten. Den som levererar högt på de fem variablerna har förmodligen gjort ett bra möte. Dessa ord är en bra grund för att skapa ett hållbart system för intressanta och bra möten.

– Den andra sidan av myntet är att man kan använda värdeorden för att planera bra möten, även om jag är emot det eftersom det finns en risk för att det minskar engagemanget.

När Jens Lanvin tittar i backspegeln ser han att 1900-talet var det stora naturvetenskapliga århundradet. Det är kanske först de senaste tio åren som humanvetenskaperna har lyckats ta sig in i näringslivet.

– Vi är på väg mot ett skifte som kallas den fjärde stora samhällsförändringen. Den har inget namn än, vilket den inte kan ha. För det är alltid generationerna efter vilka ser vad det nya har betytt och ger epoken ett namn. Vi kallar den nya tiden för bland annat it-, kunskaps- och tjänstesamhälle.

– Man kan säga att nu håller samhällssystemet på att vridas ett hack, och det påverkar förstås mötesindustrin på flera sätt. Ett exempel är att den tekniska revolutionen går fortare än människornas utveckling när det gäller möten. Vi har en teknisk övertro när det gäller att lösa problem inom mötet. Jag hade inte förväntat mig att det skulle synas så tydligt i studien.

– Vi använder ibland teknik som inte är anpassad för att människan ska kunna ta till sig information. Men man vill inte prata om det i branschen. Det kanske beror på att många kommer från tekniksidan och har börjat arrangera möten.

Jens Lanvin konstaterar också att vi skrämmer människor genom att använda fel teknik och fel kanaler. Ett exempel: Internt på en arbetsplats kanske medarbetarna inte vill tala om sina känslor i en digital kanal utan ansikte mot ansikte. För företagen och för många i mötesindustrin blir det mer effektivt eftersom de får in fler åsikter samtidigt. Men människor är inte där än, det finns en olikhet mellan vad tekniker och människor vill.

Undersökningen visar också att generationsskillnaderna inte är så stora när det gäller möten, jämfört med exempelvis tidningsläsning som är snabbrörligt.

– Äldre personer föredrar papper och många yngre nätet.

Möten ligger, som vi nämnt tidigare, på en djupare nivå, men studien visar att det finns vissa generationsskillnader.

– Vi har ställt frågor till 2 000 människor. Tre procent av dem som är mellan 18 och 25 år kan tycka att det är okej att bli uppsagda genom sms. Även om den verkliga siffran är hälften så hög, är den ändå i min värld väldigt hög. Den sänder en signal om att här finns det en begynnande konflikt i framtiden. Vilka frågor ska vi ta i vilka kanaler? Vilka möteskanaler kan eller är det lämpligt att vi använder?

– Tidigare var det självklart att uppsägningar eller organisationsförändringar togs i plenum eller individuella samtal. I framtiden kanske vi också tar det i digitala kanaler och hur gör vi det? Här finns det en konflikt – mötesindustrin måste klara av virtuella möten som sms eller onlinespelet World of warcraft.

De som ansvarar för undersökningen bestämde sig tidigt i processen för att gå på djupet för att förstå mötets drivkrafter. Utgångspunkten har varit mötet mellan människor och först därefter har de gjort en konsekvensanalys för mötesindustrin.

– Studien visar att svenskar tycker att kärleksmötet kommer först, det tycker mer än halva befolkningen. Klart distanserade, som nummer två, kommer när vi träffar våra barn för första gången och anställningsintervjuer.

– Det är intressant. Varför hamnar anställningsintervjun på samma nivå som kärlek och barn? Jo, alla tre är emotionella. Anställningsintervjun är kanske det mest engagerade arbetsmötet du har – du är öppen och trevlig. Vi har alltså ett arbetsmöte som folk värderar högt. Kan vi inte lära av det?

Ytterligare en ny utmaning för alla äldre: Tio procent av ungdomarna tycker att det är okej att göra en anställningsintervju i virtuella forum som Facebook och World of warcraft.

– Hur ska vi hantera det i framtiden? Ska vi ha anställningsintervjuer i World of Warcraft? Vi kanske måste ha möten i den miljön. Det är ett stort och intressant val vi står inför.

Jens Lanvin berättar att vid alla stora historiska skiften har bland annat det grundläggande ramverket för samhällsfunktioner och intjäningsförmåga påverkats. En starkt bidragande faktor har alltid varit tekniska förändringar. Plogen lade grunden för jordbruksamhället och ångmaskinen för industriali-seringen. Den här gången har vi uppfunnit något som innebär att vi ägnar oss åt tjänsteproduktion.

– Mötesindustrin behöver fundera på hur den ska tjäna pengar i framtiden. Jag hade börjat arbetet med att ta fram nya affärsmodeller. För det är ett faktum att när det kommer stora samhällsförändringar förändras affärsmodellerna. Det handlar om branschglidning, ny teknik och människors beteenden som förändras. Vi har en yngre generation som har en annan betalningsvilja och vill träffas på andra platser med mera. Mötesindustrin behöver sätta sig ner och fundera på affärsmodeller oavsett vilken roll man har.

Hur många möten vi orkar med under en livstid, är en annan fråga som studien tagit upp. Vi har betydligt fler möten per person idag än för hundra år sedan. Oavsett på vilken nivå vi arbetar på har antalet möten ökat markant. Undersökningen visar också att det finns faktorer som är ett hot mot det fysiska mötet det vill säga tidsåtgång, restid och miljöfrågor.

– Mötesindustrin har blivit bra på struktur och effektivitet, precis som industrin och resebranschen, men för att den ska ta sig vidare krävs något mer. Vilka möten är det vi kommer ihåg? Jo, de som är fulla av engagemang, intressant innehåll, där vi får vara med och skapa och liknande. Om mötesindustrin ska vidare kan de inte släppa effektivitet och struktur utan de måste addera ett stort engagemang och det bästa innehållet.

Tillbaka till middagsbjudningen hemma. Alla får mat i tid och alla får något att dricka.

– En middag utan struktur gör bara folk arga. När vi började göra professionella möten glömde vi bort det här. Vi började gå efter konsulternas 3K, 4S, 9P och de är inte så engagerande. Det är svårt att säga hur man skapar engagemang, men jag menar att vi kan lära oss av hur vi gör i vårt privatliv. Redan nu kan vi se en konflikt mellan generationerna – äldre måste lära av de yngre. Det händer inte ofta i historien. Förra gången var när vi bytte från jordbrukssamhälle till industrisamhälle. De yngre flyttade in till staden, de äldre kom efter och fick lära sig av de yngre hur det fungerade. Sedan dess – de senaste hundrafemtio åren – har grunden för allt lärande byggt på att vi lär av de äldre.

– Det är en konflikt mellan generationerna idag, men det borde vara ett samarbete. En av mina första tankar när jag började med det här projektet var att vi som är äldre måste kliva ur systemet för att ge plats åt yngre personer. Vi får däremot inte lägga ansvaret för det nya samhället på den unga generationen, för samhället förändrades av oss. Vi uppfann tekniken, internet, mobiltelefonen. Den här generationen är den första som har växt upp med allt det här nya – de har inte skapat det nya samhället. Det är en stor skillnad.

– Idag är jag övertygad om att vi inte kan vänta på att äldre går i pension. De yngre måste fortfarande lära vissa saker av äldre som exempelvis erfarenhet, specifik kunskap och affärsmannaskap.

Jens Lanvin efterlyser mod och nytänkande från dagens beslutsfattare.

– För att skapa kreativitet i branschen hade jag gett yngre människor ansvar för ett projekt i ett företag, den typ av projekt som de brukar arbeta med. Jag skulle låta dem arbeta fritt utan för mycket pekpinnar, för att se vad som händer. Ta ett chefsmöte på Assa Abloy. Låt en grupp 18–25-åringar skapa det. Våga spänn bågen och se vad som händer.

Jens Lanvin anser att mötesindustrin, för att skapa engagemang i framtiden, måste lära sig att arbeta i helt nya kanaler, ta på sig en facilitator-roll, skruva med många små nycklar istället för att vara styrande och vara betydligt mer humanvetenskaplig än naturvetenskaplig.

– Den moderna människan vill inte ha hierarkiska system för att lösa problem. I det nya samhällssystemet är det hierarkiska systemet på väg bort och vi får mer och mer problemlösning genom självorganisation. Det fantastiska är att människan är glimrande på att organisera sig. Det finns de som gör Linux utan att ha en chef.

­– Om samhället är på väg att lämna den hierarkiska beslutsmodellen, vilket vi faktiskt gör, förändras mötesindustrins roll. Ett annat exempel på samarbete över generationsgränserna är äldre företagsledare som har yngre mentorer.

Jens Lanvin menar att det inte handlar om att skifta generationer, det handlar om att samarbeta. Men det är svårt för båda generationerna. Det är inte alltid enkelt för en 55-årig företagsledare att lära av yngre medarbetare. Han eller hon har pengarna, makten, allt utom den kunskap som den yngre personen har. Men även unga medarbetare har problem att övervinna i relation till äldre.

– Spelet mellan generationerna är centralt och är större än undersökningen om mötet. De företag och organisationer som bäst genomför samarbeten över generationsgränserna får ett enormt försprång.