Meetings No 35
Ledare
There is no plan(et) B
Tänk efter före.
Cover Story
Yvon Chouinard
Det finns inget som är hållbart!
Psykologiska Mötesplatser
Ekvilibrium
Hans Gordon om känslor och förnuft.
Flockbeteende
Marianne Klima
Vad vi kan lära av får.
Leadership
Lead Without Title
Robin Sharma on leadership.
MPI
En vision för en industri
eller för ett gäng entusiaster?
Radar
Brain Cities
bildar nordisk allians.
Graffiti + Hip Hop
Graffiti + Hip Hop
i slottsmiljö.
Roger Kellerman
Sökes: Politisk vilja
platsannonser
nyheter
Ska Sverige öppna sist?
​Nödrop från mötesindustrin!
Öppet brev till regeringen, riksdag, media och övriga intressenter.
22 & 23 september
Framtidens arbetsplats
- Ett digitalt event med Senab och Katarina Gospic.
Clean & Safe
Ny säkerhetsmärkning
bidrar till tryggt resande i Schweiz.
openforbusiness.com
Safetures nya verktyg
hjälper anställda boka säkra resor.
hotellnytt
Skansen i Båstad har byggt ut sitt spa för 50 miljoner kronor.
600 kvadratmeter mer än fördubblarspaytan.
destinationsutveckling
Fyrplatsen Pater Noster
får en ny operatör. Målet är att ta plats på den internationella kartan.
Press stop
ACTE, Corporate Travel Executives
har gått i konkurs.
the nude edition
Stockholm Furniture & Light Fair
lanserar ett solidariskt och hållbart mässkoncept för 2021.
Sänker begränsningarna
Malaysia tillåter nu möten
för upp till 250 deltagare.
innovation & utveckling
Royal Park Hospitality & Education Hub Sthlm
presenterar fler onlineutbildningar i samarbete med Hyper Island och Highlights.
Länkar
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Hjärnkoll i sammanfattning
Hjärnan är målet för all kommunikation. Den som har kunskap om hur hjärnan fungerar – dess möjligheter och begränsningar – har större förutsättningar att nå mottagarens hjärna med sitt budskap.

Korttidsminnet är den första station informationen kommer till, efter att ha passerat ögon, öron, mun, näsa eller hud. Korttidsminnet har bara plats för sju (± två) enheter och raderas ständigt för att ge plats för ny information. Korttidsminnet är lika med vårt medvetande. Eller uttryckt på ett annat sätt: det du fokuserar på just nu.

Att du inte upplever korttidsminnets begränsningar beror på att du kan flytta ditt medvetande blixtsnabbt. Från foten i skon, till tidningssidan, till fläktens surr, till kaffedoften …

Korttidsminnets begränsningar ställer ofta till det för oss i vardagen. Ett exempel: När du letar efter ett nytt telefonnummer och hittar det, måste du memorera numret tyst för dig själv tills du knappat in alla siffror. Om någon frågar vad du vill ha till lunch under tiden kraschar korttidsminnet när du svarar på frågan. Och då talar vi bara om ett enkelt telefonnummer.

Långtidsminnet har förstås också en viktig roll i överföringen av information. Det finns mycket att säga om långtidsminnet, men vi nöjer oss med att konstatera att det är obegränsat, till skillnad från korttidsminnet. I långtidsminnet finns allt du vet om världen i en organi­serad och sökbar struktur. Lång­tids­minnets fantastiska sökfunktion googlar i alla sinnes­minnen: syn, hörsel, känsel, smak och lukt. Den ändrar eller kompletterar snabbt med nya sökvägar, när ny information dyker upp i miljön eller långtidsminnet.

 

Text och hjärnan. Texten är en grundpelare i alla professionella verksamheter och en förutsättning för att vardagsarbetet ska fungera. Möten är en del av vår arbetsdag och texten är en viktig del av våra möten. Vi skriver texter som ska användas inför, under och efter mötet.

Tillhör du dem som tror att du kan läsa ”ikapp” en text som du inte hunnit läsa, samtidigt som du lyssnar på någon som talar. Glöm det, för du kan bara vara mentalt på ett ställe i taget och det innebär att du inte heller är närvarande när du mejlar, skickar sms eller surfar.

Så var det detta med powerpoint. Det är vanligt att vi försöker läsa texten samtidigt som talaren pratar. Och det är inte bra för den som ­hoppas förmedla eller förstå budskapet.

För forskning visar att ­hjärnan har svårt för att processa ny infor­ma­­­tion som kommer i både skriven och talad form samtidigt. Människan kan, som du vet, bara använda ett sinne i taget. När du lyssnar och ­tittar på en powerpoint­-presentation måste hjärnan ständigt skifta mellan syn och hörsel.

Våra hjärnor, som i princip är identiska med cromagnon­människornas, klarar inte det trots mer än 40 000 års utveckling.

Som du också vet passerar det vi är medvetna om korttidsminnet, som bara kan minnas en extremt liten mängd information, i endast tre–fyra sekunder. Därefter raderas det för att ge plats för ny information. Lägg till det att nästan all ny information försvinner ur vårt medvetande efter 10–20 sekunder, om den inte repeteras. Om vi känner till ämnet sedan tidigare kan hjärnan komplettera med information från långtidsminnet och det underlättar förstås förståelsen.

Det har egentligen inget med powerpoint att göra. I de första undersökningarna tittade forsk­arna på den antika OH-bilden och resultatet var detsamma. När bilden och talaren säger samma sak blir det kortslutning i kommunikationen.

 

Ljud och hjärnan. Byt lokal med en gång om du hör buller från fläktar eller trafikljud. Förklaringen till denna rekommendation är enkel: Du presterar sämre. Och som vanligt är det din hjärna som ställer till problem. Den scannar kontinuerligt av omgivningen. När du sitter i ett rum med störande ljud, sätter hjärnan igång med att sortera bort fläktljud och andra ljud som ingår i ljudtapeten.

Hjärnans kontinuerliga sökande efter ljud i vår omgivning är ett nedärvt beteende från den tid när vi började gå på jorden och var tvungna att ständigt vara på vår vakt mot vilda djur och fiender. Det är ett beteende som bidragit till att människan har överlevt som art, det är med andra ord inte något vi kan göra oss av med hux flux.

När grannarna i mötesrummet bredvid tar en bensträckare och hämtar kaffe i pausrummet utanför ert rum, börjar din hjärna registrera och tolka deras röster och skratt. Samtidigt som den ska försöka fokus­era på det som händer i ert rum.

Hjärnan kan bara fokusera på en sak i taget. Så när du flyttar ditt medvetande till det som händer utanför dörren, tappar du kontrollen över vad som sägs i rummet. Och när ditt medvetande plötsligt är tillbaka och du hör vad de talar om, är det inte ovanligt att du frågar om något som redan har tagits upp.

Negativ miljöpåverkan tröttar alltid ut alla som deltar i mötet. De som köper möten väljer mat som gör att deltagarna ska bli piggare och man köper aktiviteter som ska stimulera gruppen. Men man glömmer alltför ofta bort att välja en optimal mötesmiljö. För det är ju där – i rummet – ni sitter den största delen av tiden.

 

Rörelse och hjärnan. Dina ögon dras alltid till en rörelse. Nittio procent av alla intryck till hjärnan kommer via synen. Dina ögon dras instinktivt till en rörelse. Och när ögat fokuserar på något följer medvetandet med.

Faktum är att ögonen alltid dras till en rörelse. Det är också ett nedärvt beteende från den tid då vi började gå på jorden och var tvungna att ständigt vara på vår vakt mot vilda djur och fiender. Det är ett beteende som bidragit till att människan har överlevt som art.

Mötesrum med glasväggar är med andra ord inte optimalt. Blicken dras automatiskt till någon som passerar utanför. Ett annat vardagligt exempel som visar att ögat dras till en rörelse är när vi sitter några stycken i en soffgrupp och talar framför en tv som har ljudet avstängt. Ögat dras instinktivt till rörelsen i tv-bilden och vi måste göra ett medvetet val för att titta på varandra.

Jag skrev tidigare att allt vi är medvetna om passerar korttidsminnet. Det finns undantag och då handlar det om nedärvda beteenden som handlar – eller har handlat – om överlevnad. Armen höjs instinktivt för att stoppa handen som är på väg mot ansiktet. Tankar tar tid – för mycket tid i kritiska situationer.

Så när något rör sig utanför glasväggen så, pang, är blicken där. Det är en omedveten reaktion och det är först i andra hand som du är medveten om vad du tittar på.

 

Färger och hjärnan. Den som väljer ett rum med rätt färger kan öka kreativitet, kamplust, snabbhet, trygghet och mycket annat – men också dess motsatser med fel färger.

Om inte hjärnan får ljus och färg blir den deprimerad. Det gäller speciellt den gamla reptilhjärnan som är kroppens största hormonproducent. Där finns hypofysen som påverkar dygnsrytm, aptit, sömn och en mängd andra funktioner. I den processen är ljus och färg viktiga.

Det första din hjärna registrerar när du går in i ett stort eller litet mötesrum är ljus eller mörker. Våra ögon dras till vettiga ljusmängder. Därefter letar hjärnan efter färger. Som nummer tre kommer gestaltning. Och då registrerar hjärnan i tur och ordning ansikten, hud, objekt, text och bilder. Vi lägger märke till levande ting snabbare, människor och växter före exempelvis inredning.

Färg och ljus understöder olika beteenden. Vi blir mer verbala i gula rum, gult gör oss pigga, uppmärksamma och vi tänker bra. Lime är en annan färg med pigghetsverkan. Orange är bra för kreativiteten, men det är för tungt med väggar i orange. Olika accenter, som kuddar, en enstaka fåtölj eller tyger är att rekommendera.

Män och kvinnor har inte samma färgseende. Kvinnor kan se tio miljoner färger och män en miljon. Det har sitt ursprung i att människo­hannarna en gång i tiden jagade på nätterna. Mörkret gav dem skydd och en del djur blev lättare att fånga eftersom de sov då. Männen sov på dagarna medan kvinnorna var ute i solen och utvecklade därmed sitt färgseende.

Det finns även kulturella skill­nader. I Indonesien är gult en sorgefärg. En internationell konferens i Sverige med deltagare från Indonesien i påsktider kan därför ställa till problem. Även mexikan­erna skulle reagera på den gula färgen. I ­muslimska länder är blått en sorgefärg. Våra kulturella koder krockar och det är något vi måste ta hänsyn till.

Som arrangör av ett möte måste du vara historiskt och kulturellt ­kunnig. Färger skapar känslor och ­oftast sker påverkan på ett omedvetet plan. Du kan tänka på det hela som arkeologi: i botten har vi reptilhjärnan, ovanpå den kommer nationell kultur, mode och trender.

 

Dofter och hjärnan. Vissa dofter stimulerar aktivitet. Om du har en möteslokal med växter kan du förstärka doften med växtdoft. En lätt vind kan blåsa på något ställe där man passerar och du kan förstärka en porlande bäck med hjälp av högtalare. Komplettera med ljus och skugga. Den som har kunskap om hur våra sinnen fungerar kan skapa fantastiska miljöer och öka hjärnornas kapacitet.

Lavendel kan påverka den kognitiva förmågan. Hastighet och precision i matematiska beräkningar ökar för både män och kvinnor.

När det gäller tankekvalitet eller IQ är resultaten ofta marginella, men de är statiskt säkerställda. Om du kan hålla fem informationsenheter i ditt korttidsminne vid varje givet ögonblick och kan öka det med 20 procent, är det en ökning med en informationsenhet. Det är en avgörande skillnad. Den spridning som finns mellan den mest intelligenta och de mindre intelligenta är ganska liten. Över tid gör även en liten förändring skillnad.

Det finns också forskning som visar att dofter påverkar inlärningen och minnet. Den visar också att det var vid inlärningstillfället doften skulle finnas. Om man tillför doft när minnet ska återkallas har det ingen påvisad effekt.

Om dofter används rätt kan de fungera som ett luktsalt; du tänker mer, tanken stimuleras. Om det finns en doft i ett rum utvärderar människor exempelvis förpackningar på en datorskärm under längre tid. Men det är inte så att de är medvetna om doften. De svarar att det luktar normalt i båda fallen.

Om vi kombinerar orange med exempelvis lavendel skulle det kunna öka kreativiteten. Det kan vara en inspirerande miljö för den som ska brainstorma eller exempelvis ha kreativa möten. Men det är förmodligen ingen miljö att arbeta i under en 40-timmarsvecka.

Det kan finnas en kulturell dimension. I olika länder är vi vana vid olika dofter sedan barnsben. Det finns förmodligen en biologisk och en social komponent. Olika miljöer behöver sin doft, sin färg, sitt ljus.

Hjärnan tar, som du vet, emot elva miljoner bitar intryck varje sekund och 40 av dem är medvetna. Doften är en faktor som kan påverka hjärnan. Doft aktiverar tanken och med hjälp av doft är det möjligt att manipulera våra tankar så att just ditt budskap ska hamna i vårt korttidsminne och medvetande.

När McDonald’s släpper ut kanel­donutsdoft ökar försäljningen av kaneldonuts. De sprider doften med särskilda maskiner som är inställda på att skicka ut små doftpuffar med jämna mellanrum. De som tycker att kaneldonuts är gott, blir påminda om det, när de får en doftdusch och en del personer kanske köper en. Det är viktigt att komma ihåg att den som aldrig testat eller tänkt köpa en kaneldonut helt plötsligt konverterar och köper en. Så fungerar det inte. Individen måste ha lagrat doften i sitt långtidsminne för att kunna göra kopplingen.

Genom använda doft tränger sig McDonald’s budskap fram och tar plats på medvetandets lilla scen – det medvetande alla som kommunicerar vill nå. Om inte informationen ­hamnar där kan vi inte ta några medvetna beslut.

Men det behöver inte vara en doft som kopplas direkt till en produkt. En kanadensisk studie visar att omsättningen ökade med hela tre procent i en galleria med olika typer av butiker när man tillförde citrondoft. Lavendel har en avslappnande effekt på kvinnor, på män har det en motsatt effekt och de blir upprymda. Luktsalt i pausen gör att adrenalinet stiger hos boxaren. Nybakat bröd skapar hemtrevnad och så vidare. Kan du hjälpa hjärnan att vilja tycka positivt om något, vinner du alltid på det.

 

Mat och hjärnan. Om du säger att hjärnan är hungrig, då har du nått en bra bit på vägen. För din hjärna behöver ständigt ny energi.

Tillförseln av energi är en avgörande faktor för att du ska du orka delta på ett optimalt sätt under ett kortare möte eller under en hel dag. Det första organ som påverkas när vi blir hungriga är hjärnan och i samband med det försämras både minnet och uppmärksamheten. Vetenskapliga undersökningar visar också att alla som blir hungriga gör fler fel i minnes- och uppmärksamhetstester.

Hungriga personer blir dessutom irriterade och en del blir aggressiva –det gäller särskilt män eftersom ­testosteronhalten stiger – lukt­nerverna aktiveras och vi påverkas av färger. Rött stimulerar hungern och blått dämpar den.

En bra frukost ska innehålla mycket kolhydrater. Det kan vara gröt, müsli, en smörgås och juice. Veten­skapliga undersökningar visar att en välkomponerad frukost är opti­mal för hjärnans kognitiva förmåga, eftersom den då får en jämn tillförsel av näring under hela förmiddagen.

Om du dricker två glas juice till frukost ökar inte din minnes­förmåga. Kvoten är så att säga redan full. Men om du dricker ett glas juice efter två timmar får du en positiv effekt. Om du inte har ätit någon frukost och dricker ett glas juice efter två timmar får du inte någon effekt, eftersom du inte har grundat med frukost. Hoppar du över frukosten har du, enligt forskarna, sämre förutsättningar att prestera så bra som du skulle kunna göra.

En fikapaus stimulerar hjärnan. Både fikapausen och mellanmålet ska vara en paus, hjärnan ska få vila och tänka mer fritt en stund. Något att tugga på och att dricka under pausen stimulerar hjärnan, vi blir piggare och får mer energi. Vi blir dessutom på bättre humör och trevligare. Personer som äter ett väl avvägt mellanmål blir även mer uppmärksamma och gör färre fel. En höjning av blodsockret medför också att inlärnings- och minnesförmågan ökar.

Talare upplever ganska ofta att åhörarna sitter och slumrar till efter lunchen, men det är egentligen en naturlig reaktion. När vi har ätit lunch eller middag blir vi ofta trötta. Och det är precis som det ska vara. Kroppens mättnadssignaler begränsar våra möjligheter att vara pigga och alerta, vår kognitiva förmåga påverkas därför negativt.

Om ni avslutar en dag med en god middag, låt det vara en bra avslutning på arbetsdagen och en belöning för goda insatser. Att fortsätta att arbeta efter middagen är respektlöst mot deltagarna. Deras hjärnor har gått ner på sparlåga för att det är kväll och för att hjärnan är mätt. Frågan är hur mycket ni får ut av ett kvällspass och hur det påverkar morgondagens arbete. Hjärnan är ingen maskin.

 

Texten är en sammanfattning av några Hjärnkoll-artiklar som publicerats i tidigare nummer av Meetings International.

Text och hjärnan Tomas Dalström, Very Important Brains.

Ljud och hjärnan Intervju med ­Lennart Tunemalm, Tunemalm akustik.

Rörelse och hjärnan Tomas Dalström, Very Important Brains.

Färger och hjärnan Intervju med Karl Ryberg, psykolog och arkitekt, Monocrom.

Dofter och hjärnan Intervju med Jens Nordfält, doktor i konsumentbeteenden, Handelshögskolan och rektor för Nordiska detaljhandelshögskolan.

Mat och hjärnan Intervju med Hélène Bodin, akupunktör och snart färdig läkare. Före detta vd för stort medieföretag.