Så sammanfattar Patrick Delaney de fem största myterna om DMCs. Han är ett av världens ledande namn inom DMC-ernas framväxt i världen och idag vd för Ovation, MCI Group’s eget DMC-varumärke. Under Meetings@TUR i Göteborg föreläste Patrick Delaney om vad en riktigt professionell DMC egentligen är.

Han konstaterade att det finns alldeles för många DMCer som har på tok för låg kunskap om vad ett professionellt DMC-företag är. Men det är inte bara de som brister i sitt kunnande. Även hos kunderna är kunskapen låg, och för att slippa hitta en bra DMC, som dessutom vill ha betalt för att de är professionella, kräver allt fler kunder att convention bureaun, CVBn, ska göra DMCns arbete och att det ska ingå i priset.

Hur definierar man ett DMC-företag?

– Den normala förklaringen är Destination Management Company, men det skulle lika gärna kunna stå för Destination Management Consultants, eller varför inte Deep and Meaningful Conversations about Destinations and Results.

Enligt Patrick Delaney måste ett trovärdigt DMC-företag förstå de affärsrealiteter som bäddar för ett event på en destination, och att det som ska levereras är extraordinära händelser. En DMC måste förstå att upplevelsen på destinationen ska vara provad, exklusiv, specialanpassad till just den kund man tar hand om, evenemanget ska bara kunna göras en enda gång och dessutom vara kopplad till företagets fortsatta utveckling och långsiktiga mål.

– En DMC är ett strategiskt tänkande företag, inte en leverantör av en vardagsmiddag med en musikupplevelse. Vi har arbetat så här i många år, och lärt oss att vi måste leverera upplevelser som står i samklang med vad våra kunder har för mål i sina verksamheter, och det gäller oavsett om det handlar om företagsmöten eller medicinska kongresser. Att det dessutom alltid är fråga om att leverera någonting speciellt som ingen annan tidigare har fått eller upplevt är det som skiljer en bra DMC från en som inte är lika bra. Vem vill uppleva vad man tror är unikt och sedan få höra att 200 personer var med om samma sak veckan innan? Vi arbetar med våra uppdragsgivare för att skapa en helhetslösning, från första mötet tills vi har levererat någonting helt skräddarsytt.

En bra DMC ska också veta exakt allt man måste känna till om en destinations möjligheter. En ­mötesplanerare ska kunna lita på att hennes/hans leverantör har testat de allra senaste restaurangerna eller de främsta köksmästarna, har kontakt med de nyaste artisterna, de mest professionella cateringfirmorna och dryckesleverantörerna.

– En bra DMC är som ett lokalt internet, ständigt uppkopplad, men med hjärna och ben samt känsla för kundens värderingar.

Patrick Delaney säger att det finns femton saker en professionell DMC kan göra för sin kund.

före eventeT

• Hjälp kunden att marknadsföra det unika med en destination (eftersom DMCn har allra bäst kunskap om orten).
• Ta fram kreativ input i relation till marknadsföringen av en destination.
• Ta fram spännande idéer som programteman.
• Ta fram ett stödjande och bredare underlag för att marknadsföra programmet.
• Hjälp till med att förstärka målen genom att välja lokaler som stärker mötet och ger möjligheter att använda moderna mötesformat.
• Hitta bra lokalt innehåll i mötet.
• Ta ansvar i alla aspekter, både juridiska och sociala.

under eventeT

• Etablera en professionell, effektiv välkomstservice på flygplatsen både när det gäller gästerna, deras bagage och övrigt material. Allt måste flyta så smidigt som det bara går.
• Att ordna skräddarsydda destinationsupplevelser som exempelvis vid en incentive kan vara en middag på ett slott med speciellt inbjudna gäster. När det gäller en kongress kan upplevelsen vara ett besök på en sjukhusavdelning där man får träffa den professor som ligger längst fram i världen inom sitt forskningsområde och få en exklusiv timme med henne/honom. För ett företagsevent kan det innebära ett industribesök hos en erkänt skicklig vd inom ett särskilt område. Varje sådan upplevelse ska skräddarsys i förhållande till sitt mål. Tidigare var det bara incentiveföretag som skapade sådana skräddarsydda upplevelser. För att kunna leverera detta måste du som DMC naturligtvis ha kontakter utöver de vanliga. Nätverksbyggandet på din destination är därför A och O. Nätverket är själva fundamentet för din framgång.
• Leverera unika och av ert företag signerade events.

efter eventet

• Se till att det finansiella samarbetet, inklusive tillbakabetalning av moms är en självklarhet.
• Arbeta med förlängd kredit på 30/60/90 dagar för kostnader som uppstår på plats och kanske inte kunde förutses före arrangemanget.
• Hjälp din kund med utvärderingen.
• Fortsätt leverera up-to-date-information om både destinationen och eventet till kunden.
• Se till att hålla kunden uppdaterad under lång tid efter evenemanget om vad som händer bakom scenen och för att visa att du ligger längst fram.

Det en DMC gör kan man väl göra själv över internet?

– Ja, det är en fråga som vi brukar få. Men professionell DMC tillför värde till sina kunder annars kan DMC-företaget inte vara lönsamt. En DMC tillför värde, kan sina destinationer och deras snabba förändringar eftersom DMCn bygger sin organisation på att köpa upp eller samarbeta med de bästa på många destinationer i hela världen. Visst är en professionell DMC också bra på transfers och rundturer, om det är det kunden vill ha. Därutöver erbjuder DMCn – och kan – den senaste tekniken, bygger event inklusive program, vet vilka talare som är värda att engagera, kan skapa ett bra innehåll för att producera ett evenemang eller ett möte. Men visst, tyvärr finns det DMCer som bekräftar och ibland rent av överträffar de värsta fördomarna.

Hur gör jag för att hitta en bra DMC?

– Enklast är att gå till ett lands turistråds hemsida. Där ska det finnas en lista över de bästa DMCer landet kan erbjuda. En professionell köpare åker förstås till EIBTM i Barcelona, IMEX i Frankfurt, eller rent av till the Motivation Show i Chicago, Confex i London, eventuellt till AIBTM, CIBTM, GIBTM eller AIME, självklart beroende på vilken marknad man arbetar på. Det finns också globala nätverk där de bästa och mest professionella DMC-erna är medlemmar och självklart finns de även i framgångsrika internationella nätverk som exempelvis MPI, SITE, ICCA och ISES.

Hur väljer man en DMC?

– En klassiker som äntligen är på väg tillbaka är att ta en referens. Idag verkar på flera marknader vara som om personkemi tar över alla andra kriterier för hur man väljer. Vi vill att våra nya kunder kommer till oss därför att andra kunder har rekommenderat oss, gett referenser till vad vi har gjort tidigare och att det är därför de vill inleda ett samarbete med oss. Så borde det vara på fler ställen. Är en DMC medlem i SITE, MPI eller ICCA är det dessutom ännu lättare att få referenser. Be att få titta på kundlistan och få minst fem namn som ni kan diskutera med. Vill du vara en del av den här DMCns varumärke? Vill du att den där DMCn ska vara med och bygga ditt varumärke? Det är mycket som står på spel. Ställer din blivande DMC frågor till dig på ett sådant sätt att du faktiskt förstår att de kan sin sak? Uppfattar du dem som en strategiskt tänkande partner? Då kanske du har hittat rätt. Men kom ihåg: Glöm för allt i världen inte att ta referenser!

Hur arbetar man med en DMC?

– Skapa en Request for Proposal, det vill säga en detaljerad offert där du har sett till att DMCn får all relevant bakgrundsfakta. Annars blir det inte bra och kan bara skyllas på dig som inköpare om det blir dåligt. Se till att budgeten är öppen och presenteras snabbt för att kunna skapa det underlag du behöver i ditt fortsatta arbete. Mitt råd är också att du ska välja DMC så fort det går. Spela inte ut de två du väljer mellan för att pressa priset ännu mer. Välj och därefter förhandlar du med den du har valt. Se sedan till att din DMC verkligen kommer in i arbetet snabbt, och redan innan du skriver kontrakt med det hotell eller den anläggning du har valt. Acceptera också att din DMC måste få tjäna pengar. Du vill tjäna ju pengar i din business.